8 klassikalist raiskamist

Kui palju järgmistest raiskamistest tulevad tuttavad ette?

1. Kõige levinum raiskamine on ootamine. Enamiku ajast ootavad asjad, et keegi nendega midagi teeks. Väga sageli oodatakse otsust, et saaks midagi edasi teha, või vastust oma küsimusele, mis sai kolleegile juba kaks päeva tagasi e-mailile saadetud.

2. Üleliigsed liigutused. Teeme väga palju üleliigseid liigutusi, kui ei oska kasutada oma arvutit piisavalt hästi. Üks levinumaid probleeme on Excel, sageli tehakse tundide kaupa tööd, mille teeks tegelikult ära vaid mõne minutiga õige valem või funktsioon. Info sisestamine mitmesse erinevasse süsteemi võtab samuti omajagu aega. Mõelge kui mitmes erinevas tabelis sinu ettevõttes infot hoitakse ja mitmes kohas on vaja teha muudatusi kui andmed muutuvad. 20–30 protsenti oma ajast me otsime midagi, kas dokumente, vanu artikleid, mingeid faile või tabeleid. Tegelikult peaksid olema suuteline leidma ka oma kolleegi süsteemist üles vajaliku dokumendi vaid minutiga. Kõige suurem ajakadu otsimisel on peidetud olukorda, kui minnakse kolleegilt küsima, aga tema ei tea, kus need asjad on ja siis jäädakse jutustama ning 20 sekundist saab ootamatult 20 minutit.

3. Intellekti, loovuse ja oskuste raiskamine. See on üldine tööjaotuse ja vastutuse küsimus. Mõelge, kas teil on tööl asju, mida juht ei peaks tegelikult otsustama, vaid töötajad võiksid ise selle vastutuse võtta. Sageli delegeeritakse vastutust üles, sest mõni töötaja ei julge vastutada ja koormab pigem juhti, et olla kindel. Nii juhtubki, et ülemus on kaasatud otsusesse, millist toonerit printerisse tellida ja tema enda ülesanded jäävad ootele.

4. Vead ja negatiivsed otsused. Märkimisväärne osa meie ajast kulub vigadele ja nende kontrollimisele, esikohal on valede pakkumiste koostamine ja negatiivsete otsuste tegemine. Negatiivse otsuse puhul on tehtud suur eeltöö, kogutud materjale, vahetatud infot ja investeeritud palju aega. Tegelikult tuleks teha mingisugune eelotsus, kas minna selle tegevusega süvitsi edasi, enne kui investeerida sinna hulgaliselt aega.

5. Priiskav ajaplaneerimine. Töö tegemiseks kulub meil selleks eraldatud aeg, mis tähendab, et kui me broneerisime koosoleku jaoks terve tunni, siis me ka räägime selle aja täis. Äkki saaks selle sama koosoleku teha 30–45 minutiga? Staatilised koosolekud, nagu igaesmaspäevane müügikoosolek raiskavad sageli aega. Seal on alati kohal samad inimesed, kuigi igakord ei arutata kõiki puudutavaid teemasid. Kui koosolekul on kaheksa inimest ja see kestab terve tunni, kulub kaheksa tundi väärtuslikku tööaega. Võib-olla peaks selle päeva teema olema ette teada, et need, keda see ei puuduta, saaksid jätta selle päeva vahele ja kasutada seda tundi mõne olulisema ülesande jaoks. 

6. Ületootmine. Jah, ka kontoris on võimalik üle toota. Mõelge läbi, kas kõik aruanded, mida teil tehakse, on vajalikud või on mõni, mida tegelikult ei olekski vaja. Kas kõik e-maili saajad ikka puutuvad asjasse või saadetakse vahel koopia kolleegile, kes tegelikult selle infoga midagi teha ei saa ja e-mail lihtsalt koormab teda. Olulisel kohal on tööülesannete jaotus. Sageli tehakse kiiremini ära meeldivad asjad ja keerukamaid ülesandeid lükatakse edasi kuni tekib pudelikael. Kas tegid täna midagi sellist, milleks tegelikult veel vajadust ei olnud ja lükkasid raskema ülesande jälle tähtajale lähemale?

7. Liigne transport. Mõelge, kui kaugel paiknevad asjad kõige aktiivsematest kasutajatest ja kas neid saaks lähemale tuua. Üks levinum probleem on printeri ja koopiamasina asukoht. Inimene, kes neid kõige rohkem kasutab, asub nendest kõige kaugemal ja tal kulub märkimisväärne aeg printeri ja oma laua vahet liikumiseks. Tähelepanu tasuks pöörata ka infosüsteemidele, mis toimivad tihti, nagu nad oleksid paberil – teed dokumendi valmis, saadad edasi, ootad vastust, teed omad parandused, saadad tagasi ja kõik kordub. Palju efektiivsem oleks toimetada ülesande kallal korraga. Selle jaoks võib kasutada süsteeme nagu Kanban ja Trello, mis aitavad vältida dokumentide edasi-tagasi saatmist ja võimaldavad ülesandega samal ajal tegutseda. 

8. Varud. Kujutage ette olukorda, kus keegi on kogunud enda kätte hunniku arveid, et nendega mingil sobival ajal tegeleda. Ühel hetkel on need kõik korraga raamatupidaja käes, kelle töömaht järsult suureneb ja teised kolleegid peavad oma küsimustega ootama. Stabiilse töömahu huvides tuleks arveid jooksvalt kinnitada ja raamatupidajale saata. Sama lugu on vastamata kirjade ja päringutega. Kui need jäävad kuskil pidama, tekib ühel hetkel n-ö tulekahju ja nende kõikidega on vaja hakata kiiresti tegelema. Koormus ei peaks nii suurel määral kõikuma ja selliseid varusid ei tohiks tekkida. 

Meil ei olegi midagi muud kui aeg, küsimus on selles, kui mõistlikult me seda kasutame. 

Autor: Jari Kukkonen, koolitaja