Autor: Helen Klettenberg • 2. august 2024

Iga juhtimissüsteemi üks põhiprintsiipe on protsessipõhisus. Äriprotsesside süstemaatiline käsitlemine aitab tõsta efektiivsust, parandada kvaliteeti ja vähendada kõrvalekalletest tekkivaid kulusid.

Selles loos jagame ühe tööstusettevõtte SPX Aids To Navigation kogemuslugu protsessipõhise juhtimise juurutamises. Anname ülevaate teekonnal kogetud õppetundidest ja saavutustest ning jagame praktilisi näpunäiteid sisemiste protsesside uuendamiseks ja täiustamiseks.

Kiire kasv suunas protsesse korrastama

SPX Aids To Navigation põhitegevusala on navigatsiooniseadmete tootmine ja sarnaselt teiste tööstusettevõtetega on neilgi fookus tootmisprotsesside pideval täiustamisel ja juhtimiseks oluliste andmete kogumisel.

Ettevõte on viimastel aastatel läbi teinud palju muutusi ja sealhulgas kasvanud projektipõhisest tootmisest suuremaks tootmisüksuseks. Seetõttu tekkis vajadus protsesside kaardistamise ja andmete korrastamise järele. Senine protsesside raamistik vajas uuendamist nii juhtimissüsteemi haldamise kui ka igapäevaste vajaduste alusel, et aidata juhtidel tervikut paremini tajuda ning töötajatel paremini mõista nende tööülesandeid ja vastutust.

SPX-i parendusteekond sai alguse peale osalemist koolitusel „Protsessijuhtimine tööstusettevõttes“, mis pakkus praktilisi tööriistu ja lahendusi juhtimissüsteemi ja selle protsesside arendamiseks. „Koolitus jäi silma põhjaliku ja praktilise lähenemisega protsesside uuendamiseks ja spetsiifilisemalt defineerimiseks ning sobis meie vajadustega. Kõige väärtuslikum õppetund oli andmepõhiste tööriistade kasutamine, mis viis äriprotsesside kirjeldamise uuele tasemele. Me ei räägi enam lihtsalt dokumentidest, vaid mudelitest, mida on võimalik 360 kraadi analüüsida ja andmekihiti tükkideks võtta. Selline lähenemine tundus äärmiselt kasulik. Koolitaja valdas äriprotsesside modelleerimise metoodikat tipptasemel ning on kogenud ja laiapõhjaliste teadmistega juhtimissüsteemide parendaja. Seetõttu otsustasime pärast koolitust teda ka mentorina kaasata. Tema kaasamisel tuvastasime parenduskohti, mida me ise võib-olla poleks märganudki,“ rääkis SPX Aids To Navigation operatsioonide juht Gerli Kulm.

Väljakutsed ja lahendused

Peamisteks väljakutseteks olid senise juhtimissüsteemi asendamine protsessipõhise juhtimissüsteemiga ja töötajate kaasamine protsesside tervikvaadete loomisel. Oluline oli leida lahendus, mis vastaks kohalduvate standardite nõuetele, kuid samas oleks praktiline, interaktiivne, andmepõhine ja kasutajasõbralik, sest uus lahendus pidi saama juhtide igapäevaseks juhtimistööriistaks. Sobiva tööriista ja metoodika leidmise järel algas juhtimissüsteemi struktuuri väljatöötamine ning põhi-, juhtimis- ja tugiprotsesside modelleerimine. Sellele järgnesid töötoad, kuhu kaasati kõikide tasandite töötajad ja seotud huvipooled. Sellised töötoad aitasid luua kasutajasõbraliku süsteemi ning koguda väärtuslikke tähelepanekuid otse tööprotsesside keskelt.

Töötajate kaasamine ja reaktsioonid

Töötajate kaasamine oli kogu protsessi oluline osa. Vestlused aitasid selgitada protsessiomaniku rolli tähendust ja seotud vastutust, anda uusi ideid igapäevaste tööülesannete lihtsustamiseks ja tuvastada kitsaskohti, mida saaks lihtsate võtetega parendada.

Töötajad reageerisid juhtimissüsteemi muutustele positiivselt, nähes selles reaalset väärtust oma igapäevatöö lihtsustamiseks ja tõhustamiseks. Protsesside kirjeldamine ja uute kokkulepete tegemine oli midagi, mida töötajad ise soovisid, et selgemalt määratleda oma vastutusalad ja võtta vastutus protsesside toimimise eest.

Sertifitseerimisprotsess ja edasised sammud

Uue juhtimissüsteemi sertifitseerimisprotsessi suurim väljakutse oli vajalike ettevalmistuste lõpuleviimine ja kogu süsteemi kasutusvalmis seadmine.

Praegu on ettevõttel selge parenduskava edasiliikumiseks ja vajalike eesmärkide saavutamiseks.

Uue juhtimissüsteemi kasutuselevõtuga mõisteti, et suurem osa kvaliteedivigadest ei tulene töötajatest, vaid ebatõhusast süsteemist ja protsesside disainist. Protsesside süvitsi analüüsimise ja parendamisega vähenesid ka vead, luues win-win olukorra: töö saab eesmärgipäraselt tehtud ja töötajad tunnevad, et nad tulevad oma tööga edukalt toime.

Soovitused juhtimissüsteemi arendamiseks

Juhtimissüsteemi arendamine on kasvavas ettevõttes võtmetähtsusega, luues olulise andmestiku juhtimisotsuste tegemiseks. Siin on mõned soovitused, mida arvesse võtta:

Mõtle kasule, mitte ainult nõuetele: Veendu, et arendatav süsteem toob reaalset kasu töötajatele ja aitab nende igapäevatööd lihtsustada. On olemas palju juhtimissüsteeme, mis paberil justkui töötavad, aga reaalsus on teine.

Kaasa töötajad: Nende panus ja tagasiside on väärtuslik, et süsteem oleks praktiline ja kasutajasõbralik. Samuti aitab see arendada kaasavat juhtimist ja innustada töötajaid osalema edasistes parendusprojektides.

Kasuta kaasaegseid tööriistu: Investeeri kaasaegsetesse süsteemidesse, mis teevad protsesside kirjeldamise ja haldamise lihtsamaks ja tõhusamaks. Täna on protsessimudel palju enamat kui dokument ja õiged töövahendid aitavad neid andmeid tõhusalt ära kasutada.

Tee koostööd ekspertidega: Kui võimalik, kaasa protsessi kogenud eksperte või konsultante, et vältida enimlevinud vigu. Kui aega on rohkem, kasvata majasisest kompetentsi, et protsesside modelleerimise võimekus säiliks, hea süsteem ei tohiks jääda vaid konsultandi õlule, vaid vastutus tuleb võtta ettevõttesiseselt.

Loo selged ja realistlikud plaanid: Planeeri kõik sammud hoolikalt ja sea realistlikud tähtajad, alates protsesside mudeldamise töötubadest kuni jätkutegevusteni välja. Ära unusta ka pikema vaatega parenduskava.

Juhtimissüsteemi sertifitseerimine peaks olema loomulik tulemus hästi toimivale süsteemile, mitte kord aastas kiirprojekt senise süsteemi korrastamiseks. Kogu juhtimissüsteem peab olema selgete vastutusaladega, dünaamiline ja pidevalt arenev, peegeldades muutusi ja parendusi. Selline lähenemine tagab, et loodud süsteem ei ole lihtsalt linnuke auditi jaoks, vaid toimimist lihtsustav kokkulepete kogum ja pideva parendamise allikas, mis toetab ettevõtte kasvu, loob süsteemsust ja aitab tõsta efektiivsust.

Tulekul Äripäeva Akadeemia koolitused:

18.09 “Kvaliteedijuhtimise ja protsesside parendamise tööriistad tööstusettevõttes” - loe lisa ja registreeri SIIN.

07.11 ja 14.11 “Protsessijuhtimine tööstusettevõttes” - loe lisa ja registreeri SIIN.