Muster: igas teises äriprotsessis leidub tuvastamata riske ja parendusvõimalusi

Äriprotsesside modelleerimine on muutumas andmepõhiseks ärianalüütika tööriistaks, mis loob võimalusi innovatsiooni edendamiseks ja organisatsiooni igapäevase tulemuslikkuse tõstmiseks. Olles juhtimiskonsultandina erinevaid juhtimissüsteeme loonud ja arendanud, on numbriliselt välja joonistunud trend, kus igas teises äriprotsessis leidub seni tuvastamata riske ja parendusvõimalusi. See näitab, kui suures mahus on analüütilist potentsiaali kasutamata. Organisatsiooni äritegevuse jätkusuutlikkuse tagamiseks on oluline omada 360-kraadist vaadet ettevõtte toimimisele ja parendusandmed süstemaatiliselt enda kasuks tööle panna.

Parendustegevuste juhtimist toetab oskuslik tööriistade kasutamine, mis on järjepidev töö, et arendada organisatsiooni kui selle tooteid ja teenuseid tervikuna.

Kas organisatsioonis on paika seatud sisemised protsessid ja vastutused seoses äriprotssesside disainimise ja parendusvõimaluste käsitlemisega? Kui ei, tasub seda kindlasti teha. See tähendab, et teile tekib organisatsioonis keegi, kes tegeleb järjepidevalt äriprotsesside analüüsimise ja parendustegevuste juhtimisega. Aina enam on märgata selliseid ametinimetusi nagu pideva parendamise insener või pideva parendamise juht – seega hinnake vastava rolli või ameti lisamist tänasesse juhtimisstruktuuri.

Parendustegevuste jätkusuutliku juhtimise tagamiseks on oluline pöörata tähelepanu pideva parendamise kultuuri juurutamisele, seda läbi kogu organisatsiooni. Oluline on luua usaldussuhted töötajate ja juhtide vahel ning seda toetavad avatud foorumid ja lihtsustavad parendustööriistad. Eesmärk on luua avatust ja lihtsustada parendusideede kogumist ning seeläbi tõsta innovatsioonivõimekust ja äriprotsesside parendamise tulemuslikkust.

Tänases agiilses ärimaailmas ei ole mõistlik ega ka vajalik kõiki protsesse standardiseerida, kuid tasub meeles pidada, et autonoomsuse ja standardiseerituse vahel tuleb säilitada tasakaal. Andes töötajale võimaluse oma tööprotsesse ise kujundada, tõuseb tema töömoraal ja motiveeritus, kuid õiges koguses standardiseeritus aitab vähendada võimalikke kõrvalekaldeid ja maandada riske. Kui äriprotsesse ühtselt mõistetakse ja häid tavasid rakendatakse, on võimalik luua tõhusust.

Kindlasti on ahvatlev mõelda, et automatiseerimine on protsesside parendamise kiirtee, kuid enne automatiseerimist tasub suunata tähelepanu protsessi optimeerimisele. Selleks aega võtmata muudame automtiseerimisega vigase protsessi lihtsalt kiiremaks ning sõltuvalt protsessist, võib see organisatsiooni toimimise veelgi halvemaks muuta.

Kui on vähegi võimalik, keskenduge ennekõike olemasolevate protsesside parendamisele. Kui parendamine ei ole mõistlik, ega ka võimalik, tasub mõelda uue protsessi terviklikule juurutamisele. Protsesside parendamise eesmärk on tõsta sammhaaval tulemuslikkust. Väiksemate muutuste tegemine ja järjepidev tulemuslikkuse tõstmine toob tulemusi kiiremini. Radikaalselt uue protsessi juurutamine on tunduvalt aeganõudvam ja seetõttu võib väheneda ka selle potentsiaalne väärtus. Alati tasub võtta samm tagasi ja hinnata, kuidas olemasolevast lahendusest võimalikult palju kätte saada ja need lahendused eesmärgipäraselt toimima panna.