Mis on digitaliseerimine ja kuidas alustada? Esimene samm võiks olla olukorra analüüs

Digitaliseerimisest räägitakse tänapäeval aina enam. Võib kõlada üllatavalt, aga digitaliseerimine ei ole ainult IT-maailma pärusmaa ega tähenda vaid muutuseid tarkvaras. See on ettevõtte strateegia, juhtimise, oskuste ja tarkvara koostöö. Digitaliseerumise juures on kõige olulisem, et kõik osapooled mõistaksid muutuse vajalikkust ning enda rolli selle õnnestumises.

Kõik algab strateegiast ja vajadusest. Tuleb läbi mõelda, millised muutused on vajalikud ja miks. Sama oluline on mõelda, mida soovitakse säilitada. Protsess, mis töötab efektiivselt ja paindlikult ei vaja muutmist. Muutus tuleb fokuseerida töölõikudele või toodetele, kust usutakse neist kõige enam kasu olevat.

Kuna muutuseid tajutakse riskantsetena, siis tuleks ka suurte muutuste suunas liikuma samm-sammu haaval ning võimaldama iga sammu järel valitud teekonda täpsustada. Iga sammuga saame ju teadlikumaks ja oskame teha paremaid valikuid.

Liiga sageli alustatakse digitaliseerimist tarkvaraplatvormi või lausa platvormide valikust. Tehnilise detailanalüüsi asemel soovitame aga alustada ettevõtte olukorra analüüsist (situational awareness), ehk mis praeguses lahenduses ei tööta ning mis eesmärki uus tarkvara täitma peab. Seda olukorda peavad sarnaselt mõistma mitte vaid ettevõtte juht ja tehnoloogia juht, vaid ka finantsjuht, tarkvaraarhitekt ja projektijuht, tuues vaid mõned näited.

Teadmised digitaliseerimise sammudest võivad säästa väga palju raha. Näiteks, kui ostetud kallis tarkvaralahendus ei lähe tööle nii nagu loodetud, siis mõistame üsna kiiresti, millised kulud sellega on otseselt kaasnenud. Praktikas kaasnevad selliste lahendustega aga ka muud kulud, mis on tingitud dubleeritud protsessidest.

Muudatuse õnnestumise edukust tõuseb oluliselt, kui lisaks tarkvarale oskame pöörata tähelepanu toetava keskkonna loomisele. Kõige kriitilisem küsimus, millele vastata on - kas me oleme ise valmis muutuma? Tõstes meeskonna kompetentsi, saavad kõik uue olukorraga hakkama. Kui tunnistame, et muutus ei ole vaid tehniline, siis oskame ka paremini oma töötajaid toetada.

Siit koolituselt saad teadmised, mille abil teha digitaliseerimise otsuseid. Saad võimaluse arutada oma muudatusvajadusi koos inimestega, kes on valdkonna valukohtade ja muredega kokku puutunud. Igal juhil, osakonna- või tippjuhil, on omad hirmud seoses digitaliseerimisega, kuid läbi arutluse on võimalik hirme maandada.

Gofore tegevjuht Tuuli Pärenson on viinud läbi mitmeid digitaliseerimise projekte ning kogenud, mis valukohad nii juhtidel kui spetsialistidel võivad tekkida. IT Koolitus ja Gofore on koostöös kokku pannud sise- ja klassikoolituse kava, kus on praktiline väljund.

Koolituse eelistatud sihtrühmaks on sama ettevõtte (osakonna või valdkonna-) juhid, et jagada teadmisi, mida saab pärast paremini teha ning mis võiks olla Sinu organisatsioonis või osakonnas paremini kui praegu. Arendusjuhtidelt oodatakse digitaliseerimise osas tarku otsuseid, kuid kuidas õnnestuda selles valdkonnas, kui infot on palju ning fookus pole paika pandud? Finantsjuht võib küll mõista vajadust digitaliseerimiseks, kuid kas ta saab ka teised juhid nõusse investeeringuks? Kas ollakse valmis kuulama ettevõtte päris seisu?

Pärast koolitust hakkad mõtlema „MIKS“-ide ja „KAS“-ide peale – miks vahel on raske teha häid valikuid, miks asjad sedasi töötavad, kas asju teisiti tehes tuleks rahaline või ajaline kokkuhoid? Koolitusel saadud mõtted annavad Sulle võimaluse märgata, kuidas asju saaks paremini teha ning õpid märkama, mis muutusi oleks vaja teha. Sa märkad, mida on vaja lahendada, et organisatsioon saaks paremini edasi liikuda. Sa märkad, mis võiks muutuda. See on meeskonna ja kogu organisatsiooni muutumine.

See võib olla väga mõõdukate kuludega, kui teha seda õigesti ja alustada õigest otsast. Esimesed sammud ei ole kallid, vaja on teada, mida organisatsioonil vaja on. Sama oluline on mõista, millised on ettevõtte võimalused ja kohandada digitaliseerimine nendega. Kui ostetud asja ei kasutata maksimaalselt, siis selle kuumakse on päeva lõpuks kallis. Kõik, mida Sa ei vaja aga kasutad ikkagi, siis see on kallis. Kõik, mis päeva lõpus ära visatakse, on kallis.

Juhina ei pea alati sina otsustama, eriti kui sul pole aimugi mille üle sa otsustama pead. Digitaliseerimise õnnestumiseks on vaja tagada ettevõtte strateegia, juhtimise, oskuste ja tarkvara koostöö. Sa hakkad mõtlema, millised osad sinu ettevõttest vajaksid digitaliseerimist ning kuidas sellega ettevõtte kasvu hoogustada. Kõike ei ole vaja digitaliseerida. Kui Sul ja Sinu ettevõttel on kõik hästi, siis rõõmusta, et oled loonud võimalused edukalt edasi liikumiseks!

Kui aga mõtled kas sinu lahendused loovad ettevõttes väärtust – töötajate aeg ja ressursid on efektiivselt kasutatud, ning tunned, et võib-olla oleks digitaliseerimisest kasu, siis võta meiega ühendust – tule koolitusele ja vaatame üheskoos, kas ja mida me saaks teha edukama tuleviku nimel ja kõige olulisem – kust alustada?

Loe koolituse kohta täpsemalt SIIT.