Tarnija leidmine välisriigist konkurentsieeliseks

ABB Ida-Euroopa hankeosakonna ostu- ja allhankespetsialist Tarmo Saidla kirjutas Äripäeva Tootmise juhtimise käsiraamat kirjutas, kuidas saavutada konkurentsieelis tarnija valikuga. Maailmas on palju ettevõtteid ja kuskil on kindlasti keegi, kes suudab mõnd komponenti või materjali parema hinnaga pakkuda. Tõenäoliselt ei ole konkurentidel sama infot ja just see võib osutuda toote omahinna langetamise võimaluseks.

Ümberkorraldusi kavandades tuleb alustada olukorra analüüsist. Esiteks peab analüüsima tarneahelat ja ostuajalugu. See aitab aru saada, mis on oluline ja millest ei saa loobuda, samuti saadakse aru, mis ei ole tähtis ja millest võib loobuda.

Lisaks sellele, et pärast analüüsi on selge, millest lõpptoode koosneb, on hea teada ka eri komponentide ja materjalide mõju toote omahinnale. See aitab keskenduda just sellele, mis mõjutab meid kõige rohkem.

Edukate läbirääkimiste märksõnad on:

- ostukogus;- tarnetingimused;- maksetähtaeg;- koostöö arendamine;- disainilahenduste muutmine;- läbirääkimiste pidamise oskus.

Tootmisprotsessi kulude vähendamine on võrreldes materjalikulu vähendamisega tihti oluliselt keerulisem ja eeldab üldiselt investeeringuid näiteks uutesse seadmetesse. See omakorda võib kergitada püsikulusid. Siiski on materjalisäästu enamasti võimalik leida suuremate investeeringuteta, näiteks läbirääkimisi pidades.

Eeldatava maksumuse analüüsKuidas teha kindlaks, et makstud hind on õiglane? Lihtne ja kiire lahendus on korraldada pakkumiste voor. Juba neljast-viiest pakkumisest joonistub hinna keskpunkt, mis aitab määrata, kas praegu makstakse liiga palju või peaks hoopis tasa olema, sest hetkehind on selgelt madalam kui teistelt pakkujatelt saadud hind.

Eeldatava maksumuse analüüsimisel on hea tööriist ka kulude jaotuse tabel. Selleta on üldjuhul olemas ainult lõpphind, mille põhjal on keeruline läbirääkimisi pidada. Kui aga küsida tarnijalt peale lõpphinna ka kulude jaotuse graafikut, saab läbirääkimistel peale lõppmaksumuse kasutada ka muid komponente.

Materjalikulu on tugevas seoses maailmaturu hindadega ja esiteks saab vaadata, kas see on tegelikkusega kooskõlas. Teiseks saab protsessile süvitsi läheneda ja hinnata, kas toodet on tõesti vaja terve tund painutada, kuigi see sisaldab ainult üht painet. See võib ka näidata, et võib-olla on mõistlik investeerida parematesse tööriistadesse ja töö kiiremini ära teha.

Kulude jaotuse saamine on kindlasti lihtsam uute tarnijatega. Olemasolevad tarnijad, kes ei ole seda kasutanud, võivad soovida jääda ainult lõpphinna tasemele.

Tarnija asukohtKas tahame leida tarnija konkreetsest regioonist? Kas oleme huvitatud koostööst arenevate riikidega (Hiina, India)? Kas meile on tähtsad logistilised tegurid või hoopis sadama või lennujaama lähedus? Kas soovime siseneda uuele turule ja seega esmalt tutvuda selle regiooni ärieetikaga tarnijasuhete kaudu? Põhjused, miks midagi teha või soovida, on erinevad. Need tuleb enda jaoks läbi mõelda ja seada kitsendused, mis on kindlasti abiks uue tarnija leidmisel ja kiirendavad hankeprotsessi. Kui korraga terve maailm ette võtta, on suur tõenäosus, et kulutatakse põhjendamatult nii aega kui ka raha.

Turu-uuringJärgmine etapp pärast regioonide analüüsi ja tarneahelale kitsenduste seadmist peaks olema turu-uuring. Selleks on palju meetodeid ja see pole muud kui info kogumine, analüüs ning järelduste tegemine. Hea ja odav lahendus on alustada guugeldamisega.

Soovitatav on kasutada ka infot kõikvõimalike messide kohta. Kui ettevõte osaleb messil, siis on ta huvitatud ka uutest klientidest. Alati ei peagi messipaika kohale minema. Võib ka uurida messide kodulehti, sest seal on osalejate nimekiri, sageli ka ettevõtete lühikirjeldused ja kontaktandmed.

Kogunud piisavalt eelinfot, võib avastada, et geograafiliselt on üks või teine piirkond teatud liiki tarnijatele eriti sobiv. Näiteks Itaalia lõunaosas on palju keeviskonstruktsioonide valmistajaid ja masintöötlejaid, sest läbi ajaloo on seal olnud tugev laevatööstus, mis teadupärast vajab nende komponente laevade ehitamiseks. Plastmassitööstus on tugev hoopis Hiiumaal, samamoodi ajaloolistel põhjustel. Säärane info aitab uuringut täpsemini suunata.

Konsultantide kasutamine võib esialgu tunduda kallis, kuid pakkumist tasub alati küsida. Paljud turud ja ettevõtted on juba ühel või teisel viisil läbi uuritud ja vahel tähendab konsultantide kasutamine hoopis seda, et vajalik info pannakse eri allikatest kokku ega pruugigi ülemäära kallis olla.

Tähtis on silmas pidada, et saadav info on nii täpne, kui osatakse küsida, sest eelkõige tunneb igaüks ise oma vajadusi kõige paremini.

Kogukulu analüüsKõigi kulukomponentidega arvestamine on korrektse hinna alus. Esialgne hinnavõit võib kiiresti hajuda, kui selgub, et näiteks pakendamine ja vedu nõuavad lisaraha. Kaupu väljastpoolt Euroopa Liitu sisse tuues tuleb arvestada ka tollimaksudega.

Hinnavõrdluse kõige õigem metoodika on võrrelda saabunud kauba hinda oma tehases enne ja nüüd. Arvestada tuleks juba eelnevat olukorra ja soovitavate tulemuste analüüsi ning omahinna arvutuse etapis silmas pidada kõiki tegureid, mis hinda mõjutavad. Alles pärast esimeste saadetiste tarnet saab täie kindlusega väita, et hind on just selline. On üsnagi tavapärane, et pakutud hind muutub pärast esimesi tooteid. Hinnakäärid ei tohiks siiski olla suuremad kui 10%. Vastasel juhul tasub kahelda tarnija professionaalsuses.

Esimene etapp uue tarnijaga ärisuhete alustamisel on tellimuse tegemine. Kui tarnija asub välisriigis, tasub meeles pidada, et tellimuse vormistus ja kasutavad terminid võivad neile arusaamatud olla. Tellimus peaks olema tehtud mõlemale poolele arusaadavas keeles.

Pärast tellimuse tegemist on soovitatav pidada tarnijaga lühike koosolek ja küsida, kuidas nad tellimusest aru saavad. Kui nad peegeldavad tagasi seda, mida me soovime, võib öelda, et esimene etapp on edukalt läbitud.

Pärast tellimuse tegemist ja kinnituse saamist ei tasu jääda ootama lubatud tarneaega. Näiteks võiks kokku leppida vaheetapid, millal tarnija peab tellimuse täitmisest aru andma. Alati tasub ka ise helistada või kirjutada ning uurida, kuidas tellimusega läheb. See aitab võimalikke probleeme varakult ennetada ja tagab, et kui midagi läheb valesti, on veel piisavalt aega reageerida.

Tarnija auditTarnija kvalifitseerimise etapp on ka tarnija audit ja ülevaatus, mille peab tegema vajaduspõhiselt. Eelnevalt tuleb analüüsida, kas toode või materjal, mida tellitakse, on ettevõtte jaoks kriitiline komponent. Kui vahetatakse väikevahendite tarnijat, siis võib-olla ei ole kohe mõistlik minna mutrite valmistajat auditeerima, kui aga komponent on väga tähtis ja alternatiivid piiratud, tasub tarnija juures käia ja audit teha.

Koostöö arendamine ja edukate suhete hoidmine

Edukas koostöös ja strateegilised partnersuhted nõuavad tööd. Ei tasu langeda mugavustsooni, kui kogu hankeprotsess on läbitud. Silmas tuleb pidada ka kultuurierinevusi. Näiteks Hiinas või Indias ei võeta sind enne tõsiselt, kui sind ei ole oma silmaga nähtud, niisiis tasub investeerida tarnija külastamisse.

Heade suhete saavutamiseks on vaja luua isiklik kontakt. See suurendab ka vastastikust austust. Külaskäigud peaksid olema alati hästi kavandatud ja soovitatav on varakult kokku leppida ajakava, kohalviibijate nimekiri ning arutatavate teemade loetelu. Vastasel juhul võib initsiatiivi haarata teine pool ja reisi peamised eesmärgid võivad jääda saavutamata.

 

TASUB TEADA

Hinnaanalüüs Teenustööna ostetakse sisse pulbervärvimist.

Teame, kui palju maksab pulbervärv. Seda infot on kerge täpsustada näiteks importijalt.

Oletame, et sissetoojal on kaks hinda: üks ühekordsele kliendile ja teine suurkliendile, mis on 15% soodsam. Ei tasu loomulikult küsida umbes 10 kg hinda, vaid natuke suuremat kogust, mis oleks tootmisettevõtte puhul reaalne.

Värvikulu saab arvutada lihtsate valemitega. Vaja on teada kõigest soovitusliku värvikihi paksust ja kaetava detaili pindala.

Viimane kulukomponent on töö maksumus. See on kõige ebamäärasem, kuid varasema kogemuse põhjal võib oletusi teha.

Teame, et pulbervärvimine sisaldab manuaalse liini korral järgmisi tööetappe: detailide puhastamine, detailide riputamine ja mahavõtmine, eeltöötlus, värvimine, kuivatamine, kvaliteedikontroll ja pakkimine.

Täisautomaatse liini korral on komponente ainult kolm: detailide riputamine ja mahavõtmine, värvimine (sisaldab nii puhastamist, eeltöötlust, värvimist kui ka kuivatamist), kvaliteedikontroll ja pakkimine.

Igal tööetapil on maksumus.

Teades näiteks töötunni maksumust, keskmist tööjõukulu regioonis, värvimisliini ligikaudset maksumust, protsessiks kuluvat aega jm, võib teha oletusi tootmiskulu suuruse kohta.

Lisades tavapärase marginaali 5–10% ja kõik komponendid, näitab summa, kui palju peaks detaili värvimise eest maksma.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tarneahela auditeerimisest ja ostustrateegiatest kuuleb lähemalt tänavusel Logistika Aastakonverentsil (18. november) ja Ostujuhtimise Aastakonverentsil (19. novembril).

Autor: Tarmo Saidla