Parenduste juhtimine A3-metoodikaga

Nendeks asukohtadeks on näiteks war-room, kaizen-nurk või pideva täiustamise ala.

Vaatleme A3-vormi sisu lähemalt:

Praeguse olukorra kirjeldus. Oluline on välja tuua probleemid, mis põhjendavad muudatuse vajadust. Kirjelduse jaoks on vaja läbi viia piisaval hulgal vaatlusi ja mõõdistamisi, et aru saada, mida on tegelikult vaja muuta. Tuleb uurida erinevate huvipoolte arvamusi olukorrast. Praeguse olukorra kirjeldamisel võib olla abiks eelnevalt tehtud väärtusvoo kaardistus.

Soovitud olukorra kirjeldus. Oluline on tuua välja mõõdikud, mille alusel on võimalik edu konstateerida. Näiteks 5S-metoodika juurutamisel peab olema võimalik tuua välja, kuidas töövahendite otsimisele või liikumisele kulunud aeg väheneb. Soovitud olukorra määratlemisel on oluline hoida fookust, et arendusprojekt ei kujuneks liiga laiaulatuslikuks.

Juurpõhjuste analüüs. Aitab keskenduda olulisele. Juurpõhjuste analüüs tuleb läbi viia metoodiliselt. Võimalik on kasutada näiteks seitset lihtsat tööriista, millest eriti kalaluu diagramm (Ishikawa diagramm) ja Pareto analüüs on tõhusad juurpõhjuste väljaselgitamisel. Kalaluu diagrammi tegemist võib hästi ühildada 5 × “Miks?” metoodikaga.

Saavutatud tulemuste väli. Täidetakse jooksvalt, vastavalt tulemuste ilmnemisele. A3-vorm on seega elav dokument, mida arendusprojekti vältel täiustatakse. Saavutatud tulemusi saab võrrelda soovitud olukorra kirjeldusega.  Tuuakse välja arendusprojekti tegevused koos vastutajate ja tähtaegadega. Rusikareegel on planeerida tegevused sellise detailsusega, et ühe tegevuse tegemine ei võtaks aega üle ühe nädala. Tuleb kindlustada, et tegevuste eest vastutajad oleksid tegevuste jaoks ka isiklikes ajaplaanides ajad täpselt broneerinud.

Tööplaan.

Õppekogemused ja võimalikud jätkuprojektid. Väli, mis salvestab projekti vältel saadud teadmisi tulevaste projektide jaoks. See aitab ka fookust hoida, et käimasolevale projektile ei lisanduks automaatselt tegevusi, vaid ideed registreeritakse ning arvestatakse, et midagi jääb ka hilisemate projektide või etappide jaoks.

 

PANE TÄHELE!

Kuidas A3-projekt paremini õnnestuks?

Piiritle arendustegevus nii, et see oleks kindla eesmärgiga fokusseeritud. Parem on teha mitu A3-projekti, kui lisada ühele projektile mitmeid ülesandeid. Piiritle ka üksuste, osakondade ja/või protsesside kaupa.

Kaasa varakult erinevaid huvipooli. Kaasa siis, kui olukorda analüüsitakse ja probleeme kaardistatakse – mitte alles siis, kui lahendused on välja töötatud. Muudatuse vajadust on lihtsam kommunikeerida analüüsi faasis, kui probleemid tuvastatakse koos.

Tee praegusest olukorrast piisaval määral vaatlusi ja mõõtmisi. Mõõda probleemide mõjusid – nt 20% tööajast kulub töövahendite otsimisele, mistõttu on tööaja kasutamise efektiivsus madal. Ära torma lahendust välja töötama enne, kui on võimalik välja tuua lahenduse mõju põhitegevusele.

Keskendu põhipõhjustele. Proovi leida üles need probleemid, mis põhjustavad ka teisi probleeme. Kasuta selleks meetodeid, mille abil on võimalik teistele põhjendada arendustegevuse eesmärke.

Tegevuste planeerimise täpsus peab vastama kontroll-tsüklile. Ehk kui projektirühm vaatab tegevused üle kord nädalas (kontrolltsükkel on üks nädal), ei tohi tegevuste kestus ületada ühte nädalat. Nii planeerides on võimalik näha, kas ollakse graafikus või mitte.

Broneeri arendustegevused, mille eest vastutad, oma kalendrisse tunni täpsusega. Kanna hoolt, et kogu projekti meeskond rakendaks sama distsipliini. Selline praktika takistab katteta lubaduste andmist ning ka seda, et arendustegevusest saab pärast töötunde või nädalavahetusel tehtav töö.

Arendusmeeskonna tuumikrühm võiks kohtuda kord nädalas (koosolek või virtuaalne nõupidamine), koosoleku pikkusest olulisem on regulaarsus. Nii reageeritakse hilinemistele kohe ja suure tõenäosusega ei ohusta need projekti lõpptähtaegu.

Volita inimesi ise otsustama, kuidas lahendusi teostatakse. Juhtimispsühholoogid leiavad, et pühendumus ja omanditunne tekib otsustamise varal. Näita suunda, kuid jäta muudatusest mõjutatud isikutele ruumi otsustamiseks, kuidas nad olukorra lahendavad.

Mõõda projekti mõju esimesel võimalusel. Võib selguda, et tegevuste rakendamine kulgeb plaanipäraselt, kuid sellel ei ole soovitud mõjusid. Oluline on rakendada projekti elluviimisel saadud uusi teadmisi ning vajaduse korral projekti tegevusi vastavalt kohandada.

Autor: Jari Kukkonen, Äripäeva Teabekeskuse tootmise juhtimise teabevara peatoimetaja