Ootamine ehk mille taga töö tavaliselt seisab

Kuu alguses rääkisime 8 klassikalisest raiskamisest, mis igas töökeskkonnas esinevad. Täna võtame fookusesse ootamise. Keskmises tööprotsessis on vaid 1 – 5 % väärtust loovat aega. Tüüpiliselt kulub enamus ajast ootamiseks – töö ootab, et keegi teeks selle jaoks midagi. Näiteks ootab kliendi tellimus, et keegi seda käsitleks ja selle kinnitaks. Peale tellimuse kinnitamist jääb tellimus ootama täitmise planeerimist ja peale planeerimist ootab see järjekorras, et keegi asuks plaani täitma. Täitmise käigus toimub veel ootamine mitmes etapis. Tulemuseks on väga pikk läbiminekuaeg, mis tähendab kaotatud võimalusi, sest nii tellimuse kui hinna eelise saavad kiireimad tegutsejad.

Oodatakse otsuseid

Jälgi, mida pead sina otsustama – äkki oleks ka keegi teine sobilik neid otsuseid tegema. Näiteks seisis ühes ehitusettevõttes töö, kuna naelad said otsa. Kord nägi ette, et naelade ostuõigus on vaid ülemusel. Töö jätkamiseks tuli üles leida ülemus, kes sai teha selle „tähtsa“ otsuse ja kinnitada: „Naelu võib juurde osta.“ Ülemus oli kindlasti ülekvalifitseeritud sellist otsust tegema ja ehitusmeeskond oleks saanud otsustusõiguse omamisel tööga kiiremini edasi minna. Mõnikord võib otsustusõiguse eskaleerumisel üles poole kannatada ka kvaliteet, kuna otsuse tegija pole nii hästi olukorraga kursis kui need, kes vaja minevat otsust ootavad. Isejuhinduvus on sellistes olukordades kindlasti efektiivsem.

Otsustamisel tekkib vastutus

Vastutusest hoidumine võib olla üks põhjustest, miks soovitakse ka lihtsamate ülesannete juures ülemuse arvamust, näiteks töö kvaliteedi kohta. Selleks, et aega kokku hoida peaks ülemus looma eeldused, et töötaja võiks ise veenduda oma töö kvaliteedis ja teha lihtsamaid otsuseid ilma temata.

Informatsiooni puudumine või ebaselge informatsioon

Jälgi, mida sinult küsitakse. Kas oles võimalik luua eeldused selleks, et neid küsimusi ei peaks enam küsima, vaid info oleks piisavalt selge ja vajadusel kergesti kättesaadav. Töö seiskumist võib põhjustada teadmatus, millise ülesande kallale tuleks järgmisena asuda. Sellise olukorra võib lahendada visuaalne juhtimine – tööde järjekord ja hetkeseis on kogu aeg nähtaval tahvlil või elektroonilises süsteemis. Selleks võib kasutusele võtta sellised lahendused nagu Kanban või Trello. Visuaalne juhtimine võib lahendada ootamist, mis tuleneb jäikadest vastutusaladest või meeldivamate ülesannete eelistamisest pakilistele. Selleks tuleks panna tööde järjekorda ainult pakilisemad ülesanded, mis on vaja teha kindlaks ajaperioodiks. Töötajad võivad kas ise tahvlil olevaid töid valida või otsustatakse hommikustel koosolekutel, kes millise ülesande võtab.

Varjatud ootamine 

Kui töötajad näevad, et tööd on vähe, võivad nad hakata käsil olevad ülesandeid tegema aeglasemalt, et tööd jätkuks terveks päevaks. Sellise olukorra vältimiseks on kasulik seada päeva eesmärgid. Hea töömoraali hoidmise nimel võiks lasta töötajad pigem peale eesmärkide täitmist koju, kui nõuda kindlate tundide täis istumist. Niisama aja täis istumisega kujundatakse töökohas „huviringis käimise õhkkonda“, millest on hiljem keeruline lahti saada.

Ühtlane ja ladus töökoormus kasvatab efektiivsust ning parandab töötajate rahulolu!  

Autor: Jari Kukkonen, Äripäeva tootmise teabevara peatoimetaja ja koolitaja