7 levinud viga ja hirmu hankejuhtimises

1. Hankefunktsioonil on ettevõttes operatiivne või taktikaline roll - rollid on arusaamatud või ebaselged.

Ei ole võõras olukord, kus tehniliste ostusoovidega pöördutakse hankejuhi poole. Hankejuhilt oodatakse tööjuhendi järgi suuri tulemusi, kuid palutakse seni tegeleda ostutellimustega. Operatiivsele tööle kulub suur osa tööaega, mis tegelikult peaks kuluma strateegilisele planeerimisele ja teostusele. Isegi kui hankejuht ebaefektiivse ajakasutuse pärast muretseb, on tema ja ettevõtte juhi vahel veel osakonna- või funktsioonijuhte, kes peavad veel olulisemate küsimustega tegelema. Eestis on peamiselt keskmised ja väikesed ettevõtted ning suuri struktuure saavad lubada endale vähesed suurettevõtted ja korporatsioonid.

Nõuanne:

Ettevõtte suurusest sõltumata on hankejuhtimine oma olemuselt see funktsioon, mis tegeleb tarneturul ettevõtte konkurentsivõimaluste- ja võimekusega. Praktikas on raske kohata juhti, kellele ei lähe korda kasumlikkus. Leian, et ettevõtete juhtidele mõjuks positiivsena üks meeldetuletus, mis vastaks järgmistele küsimusele: 

Mis on ettevõtte strateegiline eelis, milliste tegevuste kaudu konkurentsieeliseid saavutatakse?Kas ka tegelikult nii toimitakse ning millise vastutusvaldkonna ja palgatasemega on see töötaja, kes neid ülesandeid täidab?

Töövõtjate turg on keeruline ja lisab komplektsust – seda enam on positiivne hinnata, kas vastutusvaldkond ja töö ise on endiselt meeldivas tasakaalus ja motiveeritud või on praktiline elu liikunud oluliselt vähemnõudlike ja vähem tulutoovamate tööülesannete suunas.

2. Usaldus hankeinimeste suhtes on madal

Ettevõtte kõik töötajad on ka ettevõtte visiitkaardid. Usaldus ettevõtte töötajate omavahelistes suhetes ja erinevate funktsioonide vahel on sama oluline kui usalduslik suhe klientidega.

Nõuanne:

Professionaalne kommunikatsioon ja tegemiste teadvustamine on võtmeküsimus. Isegi kui hankefunktsioon on praegu veel nagu nn üksik hääl kõrbes, on teadvustamine see, mis toob varem või hiljem kuulajaid endale lähemale. Õige tarnija, õige teenuse valik ja läbi selle saadav edukogemus loovad usaldusplatvorme. Ükski erialane edu ei ole üksikindiviidi ainupanustamine – see on meeskonna töö.

3. Puudub süstemaatiline lähenemine

On ebatõenäoline, et töötaja saabub hommikul tööle idee ja teadmisega, kuidas tööpäev võimalikult keeruliselt mööda saata. Praktikas tehakse palju head ja väga head tööd, aga tulemus on kas kesine või pole pärast pingutust märgatav või on lausa halva tagasisidega.

Paljude jaoks on kõige raskem alustada midagi uut, teha midagi teistmoodi või muuta. Põhjuseid võib olla palju: mugavusstsoon, ebakindlus või teadmatus, hirm ebaõnnestumise ees.

Nõuanne:

Peamine väljakutse ei ole niivõrd protsesside kaardistamine, väärtusahela hindamine, plaanide koostamine või jälgimine, mis annavad süstemaatilisema vaate ja mida on võimalik ka konsultatsioonifirmadelt teenusena osta. Pigem on väljakutse distsipliini hoidmine kogu eriala raames. Aeg on konstant, kõigil on ühtemoodi 24 tundi ööpäevas ja aega kahjuks juurde ei teki. Eesmärgipärane ning sihtotstarbeline ajakasutus on positiivsete tulemuste uus algus. Positiivsed tulemused on parim tagasiside ja rahulolu näitaja tehtud tööle.

4. Erialane ebakindlus

Ebakindlus tekib tihti teadmatusest. Teadmatus süvendab ebakindlust ja otsustamisjulgust. Teisalt: isegi kui oled erialal töötanud juba palju aastaid ja omad erinevaid parimaid praktikaid, on alati kusagil ettevõte, kes teeb ja toimib veel paremini.

Näiteks hind, mis on hanketöös kõige enam manipuleeritav element. Teatakse, millest hind koosneb, kuid hinna elemente ei osata tihti positiivses mõttes ära kasutada. Hinna alandamine tarnija kasumi arvelt ja potentsiaalne finantskooma juhtimine ei näita professionaalsust, vaid ebakompetentsust. Professionaalne on terve ja küpse tarneturu loomine, säilitamine ja arendamine.

Nõuanne:

Professionaalne on hankejuht, kes lisaks teadmiste täiendamisele haldab maailma kõige võimekamat ja konkurentsivõimelisemat tarnijabaasi, kes on oma alal parimatest parimad. See omakorda tähendab, et tarnijatel on toote, teenuse, tehnoloogia või protsesside osas oluliselt rohkem teadmisi ja oskusi kui ehk hankeeriala esindajatel. Faktor „ma tean“ piirab uute võimaluste nägemist. Ole avatud õppimisele, õpi parimatelt ja küsi palju küsimusi, mis avab uusi võimalusi läbi teadmiste ja lisab enesekindlust. 

5. Teenuse või toote huvitatud osapoolte (sidusgruppide) mittekaasamine

Eestis on vähe töökuulutusi, kus hankejuhilt oodatakse või nõutakse tehnoloogilist või tootespetsiifilisi erialaseid süvateadmisi. Levinud on see, et hankejuhid täidavad kommertsrolli, hallates protsesse ja ettevõtte erinevaid ressursse.

Nõuanne:

Kaasa hankeprotsessi toote (k.a teenuse) kasutajad – reaalsed, firmasisesed lepingujärgsed tootehaldajad ning toote tehnilised tundjad. Ettevõttes, kus rollid on selged, ei eeldata, et hankejuhil on kogu ettevõtte kompetentsus ja ta teab absoluutselt kõike. See on ebareaalne! Samuti on ebareaalne, et „5in1“ šampoon täidab kõikide tarbijate ootusi üheselt. Igal funktsioonil ja osapoolel on oma roll ning teadmised. Küll aga eeldatakse, et hankejuht oskab professionaalselt hallata tooteid läbi hanketegevuse, kaasates vajalikke sidusgruppe ning valides õigeid töövahendeid ja töövõtteid. Siin on ka sobilik rõhutada: õpi parimatelt! Ennast avades võid üllatuda, kui palju on ettevõttes varjatud andeid või talente.  

6. Tulemused ei ole selgelt mõõdetavad või teadvustatud või on konfliktsed

Teoorias on see lihtne, praktikas tekitab aga palju meelehärmi ja rahulolematust.  Aega seostatakse tihti raha või kuluga – aeg on raha. Võõrad pole ka olukorrad, kus tehakse küll tööd, kuid paljud ei saa täpselt aru, kelle või mille jaoks tegevust vaja on. Vastupidine on näiteks situatsioon, kus hankejuhi üks peamine eesmärk on hind, müügiosakonnal aga kvaliteet.

Nõuanne:

Oma selgelt ülevaadet ettevõtte eesmärkidest ja sellest, millised on toote, kategooria või hanketegevuse spetsiifilised eesmärgid, ootused ja vajadus. Ebaõnnestunud hange ei ole ettevõtte jaoks ainult kulu, vaid ka potentsiaalne usalduse kaotus. Tarneturg ja selle käitumine võib olla sama tundlik kui klienditurg.

Eriala inimeste poolt on professionaalne tuua välja riskid ja kitsaskohad, mis takistavad ettevõtte eesmärkide täitmine. Eesmärgid peaksid olema ettevõtte ülesed ning kehtivad normid või tegevused ei peaks arengut takistama, vaid toetama. Eesmärk, mis töötas „eile“, ei pruugi olla põhjendatud „täna“. Pidev selgitustööd on tänamatu, kuid tasub end varem või hiljem ära.

7. Müüt: hanketegevus on pakkumuste võtmine ja tarnijate vahetamine

Argumenteeritult võib sama tulemuseni kindlasti jõuda. Hanketegevuses on töömaht ja ajaressursi kasutus kõige suurem esimeses ehk planeerimise faasis. See on tarneturu testimine, tundma õppimine ja analüüs – tarnijate finantsvõimekuse ja jätkusuutlikkuse hindamine, eelkvalifitseerimine, toodete või kategooriate strateegiline positsioneerimine ja strateegia loomine jne. Pakkumuste võtmine on kogu protsessi kõige tehnilisem osa ja seda ka eeldusel, et pakkumuste (hankekutse) dokumentatsioon on asjakohane ja eesmärgistatud.

Tarnija vahetamine võib olla hanketegevuse tulemus, kuid kindlasti ei ole see eesmärk omaette. Hankejuhtimine on ettevõtte konkurentsivõime hindamine läbi hanketegevuse, et tagada parimate tarnijate (koostööpartnerite) olemasolu portfellis.

Hankealane professionaalsus aitab leevendada olukordi, kus tarnijad loobuvad juba esimeses ehk planeerimise faasis, arvates, et hanget pole niikuinii võimalik võita.

Nõuanne:

Tule hankejuhtimise meistriklassi.

Autor: Kerttily Golubeva, Carlsberg Group´i Baltikumi planeerimisjuht