Standardiseeritud ja efektiivse töökoha loomine. 5S-i eesmärk

Bankiir ütleb, et näiteks pastapliiatsite kindlas kohas paiknemiseks ei ole mõtet teipi liialt kasutada. „Tähtis on mõista, et 5S ei ole distsipliinidefitsiidiga tegelev koristusloogika, vaid pigem tuleb teda võtta ikkagi mõne konkreetse probleemi lahendamise tööriistana,“ selgitab Bankiir oma blogis aadressil leanway.ee.

Keskenduma peab pudelikaelu tekitavatele olukordadele. „Mis siis oleks kontorikeskkonna probleem või fookus, kus 5S kasutamisest võiks abi olla? Siinkohal tuleb vaadelda, mis on see “toode” või “teenus”, mida kontoriinimesed pakuvad ja omavahel liigutavad. Ning otsida vastust sealt,“ selgitab ta.

„Kui tootmisettevõttes valmistatakse toodet ja see omakorda koosneb toorainetest ja -materjalidest, mis peaksid efektiivse töökoha loogika järgi olema vahetus läheduses, et nende käsitlemine oleks võimalikult kiire, siis kontorikeskkonnas kehtib sama loogika,“ räägib Bankiir. „Suure tõenäosusega on selleks “tooraineks” info ja sellega seotud operatsioonid. Ja sellega on seotud palju tõsisemad probleemid, kui klammerdaja täpne asukoht töölaual. Näiteks pakkumise tegemiseks vajalik info ei ole kiiresti leitav või mõne dokumendi koostamine võtab kaua aega.“

Bankiiri sõnul tuleb eelkõige tähelepanu pöörata olukordadele, mis tekitavad protsessidesse pudelikaelu ja ootamisi, mis omakorda loovad rahulolematuid kliente. „Nüüd ehk tuleks appi võtta 5S-i põhimõtted ning pakkumise koostamise näitel info kättesaadavust parandada. Kui võtta lahti mõni Leani raamat teenuseettevõtte või kontorikeskkonna kohta, siis 5S-i kohta räägitakse peaasjalikult ikkagi füüsiliste vahendite korrastamisest,“ selgitab ta.

„Arvatavasti on siin kaks peamist põhjust. Esiteks autorid ei suuda võib-olla välja tulla oma tüüpilisest konsulteerimiskeskkonnast – tootmisest. Ja teiseks mulle tundub, et USA-s või Suurbritannias, kust valdav osa Leani käsitlevaid raamatuid kirjutatakse, ei ole veel lahti saadud igasugu kaustade- ja paberimajandusest,“ räägib ta.

Fookus arvutis ja serveris. „Eestis näen aasta-aastalt aina vähem võimalusi kontorikeskkonnas 5S-i rakendamist füüsiliste infokandjate peal ning pigem on fookus läinud arvutisse ja serverisse, kus üldkasutuses olevaid materjale hoitakse,“ ütleb konsultant ja lisab, et näiteks viimati ühe ettevõtte finantsosakonna üldkaustas tehtud 5S vähendas kogu ettevõtte serveriruumi 10% võrra. Vähenes ka eksimuste hulk valede failide kasutamisel.

„Kui töökohal toimub siiski suuremal määral füüsilist liikumist, tasub asetuslikult kogu loogika üle vaadata. Siin on peamiselt kaks aspekti, mida mina jälgin. Esiteks omavahel seotud protsessietapid peavad asetsema üksteisele võimalikult lähedal. Teiseks, tööks vajalik infra peab asetsema maksimaalselt lähedal. Mõlemal juhul tasuks ülevaate saamiseks teha töökoha kaardistus spageti-diagrammiga,“ räägib ta.

Ära tee 5S-i lihtsalt selle tegemise pärast. Raiskad lihtsalt aega ning naeruvääristad tegelikkuses üsnagi olulist tööriista. Kasuta seda eelkõige mõne töövooga seotud probleemi lahendamiseks. 5S-i tehes peab alati midagi paremaks muutuma ning seda peab olema võimalik numbriliselt mõõta.

Mis on 5S?

Sorteeri – eemalda esemed, mis ei kuulu töökoha juurde

Sea korda – organiseeri esemed nii, et kõikidel asjadel oleks oma koht

Sära – visuaalne ja füüsiline koristus aitab kindlustada, et asjad oleksid määratud kohal

Standardiseeri – esimese kolme S-i tegevuste standardiseerimine

Säilita – esimese nelja S-i pidev rakendamine