Glamoxi hankejuht: ostuläbirääkimisteks tasub valmistuda

Hannes Laaser on pikaajalise kogemusega hanke- ja tarneahelajuht, kes valmistub läbirääkimisteks põhjalikult ja on enda jaoks paika pannud kindlad punktid, mis tuleb enne kohtumist ette valmistada. Tõsi, mitmed nendest punktidest eeldavad, et tarnijaga on juba tekkinud mingisugune ajalugu, kuid uute partnerite puhul saab Laaseri sõnul ette valmistada need punktid, mille vastused on ette teada.

Üks oluline punkt nende hulgas on läbirääkimiste kava ehk negotiation script. “Läbirääkimiste kava on minu jaoks väga oluline. Tavaliselt tundub selline tegevus alguses mõttetu, aga tegelikult aitab see väga hästi mõtteid koondada ja kirja panna, milline oleks meie parim soovitud tulemus ja milline oleks see kõige viimane, millega oleksime veel nõus kokkuleppele minema,” selgitab Laaser, kes esineb ka 16. oktoobril ostujuhtimise aastakonverentsil, kus kõneleb hinnaläbirääkimistest ja sellega seotud väljakutsetest.

Ta lisab, et põhjus, miks ta seda teistelegi soovitab, on tegelikult lihtne. “Mul on olnud olukordi, kus arutelu läheb väga tuliseks ja kui läbirääkimiste kava pole, siis kipuvad osad olulised punktid meelest minema. Pärast läbirääkimisi on juba hilja mõelda, et oleks pidanud veel selle või teise teema lauale tooma, et parim lõpptulemus saavutada.”

Esimesele kohtumisele või suuremahulistele läbirääkimistele soovitab Laaser keegi oma organisatsioonist kaasa võtta. “See aga omakorda eeldab, et rollid on omavahel ära jaotatud ja selgelt kokku lepitud, kes mida teeb ja räägib,” rõhutab ta.

Laaser räägib veel, et iga läbirääkimine on tegelikult omamoodi ja palju sõltub ka sellest, kas vastaspool on juba olemasolev pikaajaline partner või täiesti uus potentsiaal. “Minu enda kogemus ütleb, et suurepärased tulemused saavutatakse siis, kui ettevalmistusele kulutatakse umbes 80% ajast ja 20% jääb läbirääkimistele. Kindlasti on ettevalmistuse osa piisavalt aeganõudev ja aega ikka tavaliselt napib, mis omakorda paneb meid olukorda, kus ei võeta piisavalt aega, et pakkumine ja läbirääkimiste strateegia läbi mõelda ehk ettevalmistus jääb puudulikuks,” kirjeldab Laaser levinud probleemi.

Laaser meenutab, et temagi oli karjääri algusaastatel pidevalt ajahädas. “Minuga oli samamoodi, et kunagi ei olnud piisavalt aega, et ennast läbirääkimisteks korralikult ette valmistada ja alles laua taga sain aru, kui palju oli partner end ette valmistanud ja kui võimeline ta oli erinevaid stsenaariume välja pakkuma,” mäletab ta.

“Ilmselt on see ka varem nii olnud, et müügiosakond on oluliselt põhjalikumalt kodutöö ära teinud kui ostuosakond. See on kindlasti muutunud ja muutub tulevikus veelgi, mida rohkem hakatakse tähtsustama ostu rolli ettevõttes ja mõistetakse, et strateegiline ostja on midagi muud kui lihtsalt ostutellimuste saatja,” usub ta.

Mis puutub aga läbirääkimiste lõpptulemuste ennustatavusse, siis mõne tulemuse on Laaser ka päris täppi prognoosinud. “Aga ilmselgelt on see olnud seotud ka õnnega,” märgib ta seejuures. “Minu enda kogemus siiamaani on olnud selline, et päris 100% pole võimalik lõpptulemust ennustada ja väga palju sõltub sellest, kui palju sa tunned oma partnerit ja tema sind. Lisaks on siin ka palju muud.”

Kindel on Laaseri sõnul aga see, et mida pikemalt oled tarnijaga koos töötanud, üksteist tuntakse ja austatakse, seda lihtsamad, kiiremad ja rohkem ennustatavad on ka tulemused. Siiski hoiatab ta, et alati püsib oht langeda mugavustsooni. “Läbirääkimiste tulemus võib siis kas ühele või teisele osapoolele või hoopis mõlemale mitte ootuspäraselt lõppeda.”

Laaser selgitab, et tarnija valik algab ikka sellest, kas tarnija üldse suudab pakkuda tooteid või teenuseid, mis vastaksid kliendi nõudmistele. “Kui on selge, et tarnija masinapark, võimekus jne peaksid meie jaoks sobima, siis laseme tarnijal ära täita meie poolt väljatöötatud tarnijate hindamise maatriksi, mis koosneb erinevatest kriteeriumidest ja mille lõpptulemus näitab meile, kas tarnija on sobilik või mitte,” selgitab ta, kuidas asjad Glamoxis käivad.

Veel lisab ta, et mõistagi ei piisa tarnija puhul ei- või jah-vastustest ning Glamoxi tarnijaks saamiseks tuleb vastuseid tõendada. “Lisaks veel (on oluline – H.P) loomulikult hind ja mõju kogukulule, sest mõistmata mõju kogukuludele on sama hea, kui osta põrsas kotis.“

Tarnijate tulemuslikkust mõõdab ettevõte aga väga lihtsalt: oluline on kogukulu, koostöö ehk tarnetäpsus, kvaliteet, innovatiivsus ja tehniline tugi ning paindlikkus. “Oluline on ära mainida, et tarnijate tulemuslikkust ei peaks mõõtma ainult ostuosakond, vaid kindlasti tuleks kaasata ka teised osakonnad – tootmine, arendus, müük,” soovitab Laaser.