Töö tegemiseks kulub alati selleks eraldatud aeg

Ütlus „Ära joonista maole jalgu!“ on ühe idamaise legendi tarkus. See on lugu samuraidest, kes võistlesid omavahel joonistades liivale elusolendeid. Paari sekundiga sai üks samuraidest oma mao liivale tõmmatud. Kui ta aga nägi, et teised näevad suurt vaeva ja kulutavad palju rohkem aega erinevate olendite joonistamiseks, hakkas ta ka oma maole jalgu joonistama.

Sarnast olukorda näeme sageli koosolekutel. Koosolekuks eraldatud tunnike kulub alati kindla peale ära. Nagu idamaises legendiski, hakatakse koosolekul „maole jalgu joonistama“ ja aeg räägitakse täis isegi siis, kui selleks enam vajadust ei ole. Üldiselt hakkab igaüks pikalt põhjendama, kuidas ka tema on samal arvamusel nagu mõni eelkõneleja. Seda nimetatakse Parkinsoni seaduseks, juhtimisalaseks põhimõtteks, mis ütleb, et töö tegemiseks kulub alati selleks eraldatud aeg. Ühes meediaettevõttes vabanes 30% aega, kui vaadati üle kõikide koosolekute kestused, agendad ja osalejad. Koosolekute efektiivsus kasvas, sest tühja juttu jäi vähemaks ja oluline info sai lühema ajaga õigetele inimestele edastatud. Huvitaval kombel õnnestub 20 minutilise koosoleku pidamine paremini siis, kui alustada seda kakskümmend minutit enne täistundi, mitte täistunnil.  

Rahulolu võrdub kogemus miinus ootus

Kliendi ootus ei ole alati tema vajadus. Mäletan ühte mööblitööstust, kus tehti kliendile soovitud lauast näidis. Näidise viimistlus oli viimase peal, isegi laua alt. Klient kiitis näidise heaks ja tegi tellimuse. Esimese partii kättesaamisel esitas klient aga reklamatsiooni. Miks? Kuna tellitud lauad ei olnud alt piinliku täpsusega viimistletud nagu oli näidis. Kuigi see oli käega katsudes sile nagu üks laud olema peab, siis liigselt töödeldud näidisega loodi kliendile ootus, mis tegelikult polnud isegi algselt tema vajadus.

Teenuse osutamisel võib juhtuda, et vaiksemal perioodil teenindatakse klienti n-ö üle. See loob kliendile ootuse teenuse tasemest ja võib maksta kätte kiiremal perioodil, kui nii püüdlikuks teeninduseks ei ole enam aega. Kvaliteedi juhtimine tähendab ka kliendi ootuste juhtimist.

Pakendamisega liialdamine

Pakendamisel tehakse sageli väga palju liigseid liigutusi, toon näitena ühe tootmisettevõtte, kus kulutati palju raha ja energiat hulgipakendi värvikale ja silmatorkavale kujundusele. Täpsemalt analüüsides selgus, et hulgipakendi ilusat kasti näeb autojuht, tõstukijuht ning viimasena laotöötaja, kes hulgipakendi lahti teeb ja selle prügisse viskab.

Üleliigseid liigutusi tekkis ka siis, kui töötajad pidid avama komponente, mis olid ühekaupa kilekottidesse pakendatud. Kuna see võttis nii palju aega ja tootis lisaks märkimisväärsel hulgal prügi, siis külastati ühel hetkel tarnijat ja uuriti, kas oleks võimalik kilekottidesse pakkimise asemel panna tooted kümne kaupa väiksesse karpi, mida saaks otse tootmises kasutada. Tarnija üllatus oli suur ja ta oli kiiresti ettepanekuga nõus, kuna selgus, et pakendamismasin tõrkus alalõpmata ja valmistas tarnijale pidevalt peavalu.

Andmed, mis ei ütle mitte midagi

Usun, et paljudel on arvutis mitmeid ja mitmeid tabeleid, mis sisaldavad meeletul hulgal andmeid. Kui sageli neid andmeid analüüsitakse ja nende pealt mingeid otsuseid tehakse?

Ühes tootmisettevõttes koguti järjepidevalt seadmete efektiivsuse näitajaid, kuid nende alusel ei püstitatud mitte ühtegi arengueesmärki. Andmete kogumine ilma igasuguse analüüsita ei too kogujale mingisugust kasu, see raiskab aega ja kahandab andmete kvaliteeti.

Ka siis, kui andmete koguja kategoriseerib või sisestab neid lohakalt, väheneb nende usaldusväärsus ja kaob mõte andmeid üldse koguda. Efektiivsuse mõttes tasuks aegajalt käia läbi kõik aruanded ja andmekogud ning analüüsida, milliseid järeldusi ja otsuseid nende alusel tehakse ja kas kõik andmed on kasulikud.

Mittevajalikud mõõtmised ja kontrollid

Mittevajalike mõõtmiste ja kontrollide tõenäosus on suurem, kui tegevus pole protsessipõhiselt  tõmbemeetodil juhitud, vaid seda juhitakse funktsioonipõhiselt nii, et erinevad funktsioonid suhtlevad omavahel minimaalselt.

Igas etapis tehakse tegevusi teadmata, kuidas järgmine funktsioon nendest kasu saab ja kas üldse saab. Eesti ja ka Soome tervishoiust leiab ohtralt näiteid sellest, kuidas tehakse puhtalt harjumusest mittevajalikke uuringuid. Näiteks põlvevalu kurtnud patsiendi põlvest tehti perearsti juures röntgenpilt, mida ortopeed isegi ei vaadanud, sest pehmete kudede vigastusi ja olukorda röntgenpildist välja ei loe. Perearst oleks võinud seda juba eos arvesse võtta ja vältida mittevajalikku uuringut ning hoida nii enda kui patsiendi aega kokku.

 

Autor: Jari Kukkonen, koolitaja