Juhtimata protsessid viivad töötajate rahulolu

Suurte muutuste ajal mõistame aina enam läbimõeldud juhtimise olulisust. Muutused toovad välja ettevõtte juhtimise nõrgad kohad ning praeguses majandusolukorras, kus nii paljudki ettevõtted on saanud suuremaid või väiksemaid lööke, on läbimõeldud juhtimine, sealhulgas ettevõtte protsesside mõistmine ja juhtimine, aina olulisemal kohal.

Tihtipeale kaasnevad suurte muutustega ka suuremad väljakutsed ja juhtimine osutub pigem loominguliseks kui planeeritud tegevuseks. Et antud olukorras kokkujooksmist vältida, tasub läbi mõelda, kuidas toimub strateegilisel tasandil protsesside juhtimine. Kas protsessid peaksid toimima iseeneslikult või läbimõeldult? Korrastatud protsessid loovad soodsa keskkonna, et juhtida muutusi, mis on seotud ettevõtte tegevusalaga, töötajate vastusalade ja töömahtudega ning uute süsteemide juurutamise ja digitaliseerimisega.

Probleemkohad ei tule välja ainult siis, kui läheb halvasti, vaid ka siis, kui läheb ootamatult hästi, sest ka kiire kasv loob piisavalt suure muutuse, et äriprotsessid vajaksid ülevaatamist. Seetõttu on oluline ettevõtte protsessidega tegeleda järjepidevalt, sest just juhitud protsessid on need, mis aitavad hoida kulud kontrolli all, tegevused efektiivsed ja säilitada oma toote või teenuse kvaliteet ning kliendi rahulolu. Et see kõik toimiks kui kellavärk, on oluline protsessijuhtimisele läheneda terviklikult.

Alustada tuleb planeerimisest ning tegevuste elluviimise kõrval ei tohi kindlasti tähelepanuta jätta mõõtvaid ja analüüsivad tegevusi. Kui seatud eesmärke ei täideta või protsessides on ebaselgusi, riske ja nõrkusi, tuleb tegeleda parendustegevustega ja seda tuleb teha järjepidevalt.

Selge on see, et tulemuslikku protsessijuhtimist on raske ellu viia, kui ettevõttes ei ole protsessid ja nendevahelised seosed visualiseeritud. Protsessijuhtimine algab oma ettevõtte protsesside kui terviku mõistmisest ning seda pole võimalik ilma visualiseerimiseta saavutada.

Praegu on ettevõtete nõrgaks kohaks just see, et juhtimissüsteemid tuginevad lugematutele Wordi ja Exceli failidele. Protsessikirjeldusi luuakse bürokraatlikel eesmärkidel ja failisüsteemid koosnevad lugematutest tekstiformaadis kirjeldustest. Need ei anna terviklikku ülevaadet ettevõtte protsessidest ja nendevahelistest seostest, kasutatavatest ressurssidest, vastutustest ega seatud eesmärkidest.

Vaatamata sellele, et turul on olemas mitmeid erinevaid tööriistu äriprotsesside modelleerimiseks, ei olda olemsaolevatest võimalustest teadlikud või alahinnatakse protsesside modelleerimise väärtust. Kui juhtimistasandil puudub selge arusaam protsessidest ja nendevahelistest seostest, puudub arusaam ka tegelikest töömahtudest ja sellest, mis juhtub siis, kui toimuvad suuremad muutused ja tuleb langetada otsuseid.

Ei ole tähtis, millise valdkonnaga on tegu, protsesside juhtimine on samaväärselt oluline kõigis valdkondades. Oluline on läheneda terviklikult, arvestades planeerimise, elluviimise, mõõtmise ja analüüsimise ning parendamise etappe.

Reaalsus on see, et tihtipeale jääb just planeerimise ja mõõtmise etapp vahele, rääkimata parendamistegevustest ja toimimise hindamisest. Seda tihti ajapuuduse tõttu, kuna nii juhid kui ka töötajad on ülekoormatud igapäevaste ebaefektiivsete tegevustega.

Kui protsesse ei kaardistata ega analüüsita ning nende ülesehitamisele ei läheneta terviklikult, siis ei ole oodata suuremaid muutusi ka efektiivsuse saavutamisel.

Terviklik protsessijuhtimine kombineerituna mõne protsesside analüüsimise tööriistaga annab juhile vajaliku info, et mõista, kuidas tema organisatsioon tegelikult toimib. Ühtlasi ei tugineta sel juhul eeldustele, kuidas protsessid peaksid toimima.

Kui protsessid on ebaselged juhtimistasandil, siis võib vaid mõelda, milline segadus on järgnevatel tasanditel. Juhtimistasandi korralagedus kandub edasi ka spetsialistide ja lihttööliste tasandile ning külvab ootamatult palju rahulolematust.

On oluline mõista, et kui protsessid on pikemat aega olnud juhtimata, mõjutab see efektiivsuse ja kvaliteedi languse kõrval aina enam ka töötajate rahulolu ning halvimal juhul lõppeb pidev korralagedus võtmetöötajate kaotamisega ja nendega koos pädevuse väljavooluga.

Kui ettevõttes ei ole protsessid ja oskusteave kaardistatud, kaotame ka teadmise, kuidas mõne konkreetse valdkonna protsessid toimima peaksid. Uue töötaja värbamisel tuleb hakata seega protsesse taas kord nullist läbi töötama ja koolitamine on ajamahukam. Selline tegevusmuster mõjutab oluliselt töö kvaliteeti. Töötajate rahulolu ja moraali mõjutab suurel määral see, kas neil on selge ülevaade oma tööülesannetest ja seatud eesmärkidest või jääb see teadmine vaid oletuste najale.

Eraldi teemaks on asjaolu, kui palju kulutatakse tööajast ebaefektiivsetele tegevustele ja kas juht teadvustab seda endale? Kui eesmärgiks on lihtsalt järjekordne nädal üle elada ja 80% tööajast kulub tegevustele, mis lisaväärtust ei anna, ei ole see kuidagi jätkusuutlik.

Selle asemel, et aidata luua kliendile lisaväärtust, raisatakse töötajate talenti liigsele paberitööle, lõpututele e-mailide ahelatele, vanadest süsteemidest andmete kogumisele, kinnituste ja vastuste ootamisele või kontrollimisele.

Tihtilugu puudub ka juhil ülevaade, kui palju selliseid ebaefektiivseid tegevusi töötajate ja ka tema enda töölaual on ja kui suurt ajalist panust need tööülesanded nõuavad. Kõik need tegevused on justkui iseenesetmõistetav igapäevatöö osa, kuid mitte ilmtingimata.

Aeg on raha, mille ebaefektiivsed tegevused ära võtavad. Miks sellises ebaefektiivse töö tsüklis jätkatakse ja muutusi ei tehta? Sellel võib olla mitu põhjust. Esiteks, juhtkond alahindab bürokraatliku ja ebaefektiivse töö rahalist kulu. Teiseks, juhid eeldavad, kuidas tööd tehakse ning neil puudub ülevaade reaalsetest raiskavatest tegevustest.

Esimene samm ülalpool mainitud probleemkohtade lahendamiseks on äriprotsesside kaardistamine ja ebaefektiivsuste visualiseerimine. Just erinevaid protsessijuhtimise tööriistu kasutades saab tuvastada ebaväärtuslikud tegevused ja nõrgad kohad töövoos ning tekib võimalus võimendada tegevusi, mis lisavad väärtust nii kliendile, ettevõttele kui ka töötajale endale. Lisaks vajaliku info kogumisele omandate väärtusliku ülevaate ettevõtte protsessidest ja kogu terviku toimimisest.