5 äririski, mis varitsevad vananenud ERPi kasutajaid

Võib tekkida olukord, kus teie uus riistvara ja selle operatsioonisüsteem ei toeta 10–15–20 aastat vana ERPi. Praktiliselt tähendab see olukorda, kus ettevõtte infosüsteem ühel päeval enam ei tööta. Ei ole enam ülevaadet oma protsessidest, ei saa tellimusi vastu võtta, ei saa arveid teha jne. Kõike seda tuleb teha käsitsi.

Kuivõrd tootjapoolne tugi ja uuendused on lõppenud, tuleb iga muudatus tellida eriarendusena ja maksta juurde n-ö vana asja lappimise eest. Pole võimalik kasutada uuemaid low-code lahendusi või teiste partnerite poolt valmistehtud äppe.

On väga suur risk, et iga järgmine eriarendus läheb konflikti mõne eelmisega ja halvab kogu süsteemi töö. Ja kas on üldse võimalik leida spetsialiste, kes tunnevad paarkümmend aastat vana tehnoloogiat ning oskavad orienteeruda teie praeguses (üle)arendatud koodis?

Tootmise kontekstis koguvad tootmisseadmed protsessidest suurel hulgal andmeid. Need seadmed on sageli uuemad kui teie ERP ja neid ei ole võimalik vana ERPiga liidestada. Nii pole ka võimalik saada neist sisendit ERPi. Andmeid kogutakse manuaalselt, selle käigus võivad tekkida vead ja suur osa andmetest jääb üldse kasutamata. Kuivõrd tootmisseadmed ei ole mõeldud andmete talletamiseks, siis piltlikult öeldes ajalugu hävib. Te ei kasuta täielikult ära seda potentsiaali, mille eest te tootmisseadmete soetamisel olete juba maksnud ning jätate end ilma väärtuslikust infost, mis aitaks näiteks pakkumisi täpsemalt hinnastada või seada põhjendatud mõõdikuid.

Igal tarkvaral on tootja poolt määratud mõistlik eluiga, mille jooksul seda toetatakse, parandatakse vigu ja tagatakse turvalisus. Kui see periood on läbi, ei võta tarkvara tootja enam kohustust uute turvariskidega sammu pidada. Nii olete rünnakute suhtes vähem kaitstud. Näiteks kirjutati Äripäeva IT Uudiste portaalis 11. oktoobril: “Lunavararünnak häiris Lõuna-Eesti tootmisettevõtet, kaotades andmed.” Ning 5. oktoobril: “Näited küberrünnetest: Eesti ettevõte langes neli korda lunavararünnaku ohvriks.”

On väga tõenäoline, et 10 või 20 aasta tagasi ei osatud ette näha tänapäevaseid küberründe meetodeid ja kanaleid ning nende vastu tõhusat kaitset pakkuda. Millised oleksid tagajärjed, kui teie ettevõtte klientide ja hankijate, tootmis- ja finantsandmed satuvad valedesse kätesse?

ERP süstematiseerib ja automatiseerib tegevused protsessideks ja määrab ära, mis tingimustel ning millises järjekorras need toimuvad. See on vajalik, et iga hetk ei peaks mõtlema, mida järgmisena teha.

Kui aga teie ERP on juurutatud 10 või 20 aastat tagasi, siis tõenäoliselt järgite tänaseni seda rutiini, mis oli hea kümnendite eest. Isegi kui ERPi on tehtud lisaarendusi, siis suurtes piirides on protsessid siiski ette kirjeldatud tollase parima teadmise kohaselt. Kas olete kindlad, et see vastab praegusele ärile, praegustele oludele ja võimalustele? Võibolla olete (pooleldi) automatiseerinud nüüdseks tarbetuid tegevusi ja tegelikult ikkagi raiskate inimeste aega?

Kui kahtled tänapäevase ERPi vajalikkuses, siis tasub mõelda, kas teie strateegiliste otsuste ajaline horisont on õige pikkusega ning kas olete leidnud oma vajadustele sobiva ERPi. Mõlemad küsimused on olulised, et kalkuleerida ERPi uuenduse rahalist kasumlikkust. On vaja julgust ja selget pilku, et enda ettevõtte olukorrale otsa vaadata, tuvastamaks piiranguid, puudusi ja võimalusi.

Kumb on siis kasu(m)likum – kas hoida elus aegunud, 15–20 aasta tagust ERPi, mille juurutuse kulu on juba ammu amortiseeritud ja litsentsid välja ostetud, või võtta ette uuendus? Sellise vana süsteemi puhul tähendab uuendus tegelikult sama kui täiesti uus juurutus, seda nii investeeringu kui ka ajalise panuse mõttes.

ERPi uuendades tasub valida lahendus, mis vastab teie protsesside vajadustele tulevikus, mitte minevikus ega ka hetkeolukorras. Partneriks on mõistlik valida keegi, kellega teil on ühine mõtteviis, kes mõistab teie vajadusi ja kelle poolt pakutav väärtus on õiglases vastavuses tehtava investeeringu suurusega.

Kas ERPi uuendamine on riskivaba? Iga muudatus tekitab vaistlikult vastuseisu – see on tuntud tõde käitumispsühholoogias. Harjumuse muutmine nõuab lisapingutust, isegi kui teame, et see harjumus on kahjulik. ERPi vahetus või uuendus on ettevõtte või organisatsiooni jaoks oluline muutus. See nõuab lisapingutust kõigilt töötajatelt, keda see puudutab, aga eriti juhtkonnalt ja omanikelt.

See oleks nagu ise kriisi esilekutsumine, et sellest väljuda tugevamana, kiiremana, vastupidavamana. Sellisel raputusel on nii rahaline, äriline kui ka kultuuriline väljund. Kokkuvõttes kuulub see kõik “üleminekukulu” (transition cost) hulka.

Nii uue ERPi juurutus kui ka väga vana süsteemi uuendamine on umbes aasta kestev teekond (sõltuvalt protsesside keerukusest ja organisatsiooni suurusest 6 kuud kuni 2 aastat). Selle jooksul tuleb taluda ka mõningaid ebamugavusi, olgu see siis lisatöö testimisel, uue süsteemi õppimine või uute protsesside selgekstegemine.

Kui aga olete oma uue ERPi valinud põhjendatult ja kaalutletult, on hilisem võit kogu seda teekonda väärt! Samas on ERP üks osa ettevõtte laiemast IT-lahenduste komplektist ning see peab hästi sobituma kõigi teiste komponentidega.

“Veebipoodi sisestatakse kaubad, laoseisud ja hinnad käsitsi. Veebipoest tulevad müügitellimused sisestatakse ERPi samuti käsitsi. Kõik hankijate kaubanimekirjades olevad tooted sisestatakse ERPi, et neid saaks kuvada veebipoes. Kaubakaartide rohkus (üle poole miljoni) aeglustab ERPi tööd. Nende jäik täitmine soodustab sisestama default andmeid ja tekitab vigu. Tooteinfo haldamine mitmes tarkvaras toob kaasa dubleerimise ja kulutab aega. Automaatika puudumine ei võimalda äri selles segmendis kasvatada.”

Ilmselgelt on siin põhjust olukorda lähemalt vaadelda ning muu hulgas kaaluda ERPi uuendust, et saavutada andmete sujuvam liikumine ja kvaliteetne töötlemine.

Fujitsu Estonia aitab Sul sobivat ERPi valida ja juurutada. Uuri lähemalt siit!