4 nõuannet nutikamaks ajakasutuseks

Aeg on alati olemas – see ei kao ära. Mis vahetevahel ära kaob, on meie võime toime tulla oma tunnete ja mõtetega, mis seoses lähenevate tähtaegadega tekivad. Tegelikult saame oma tundeid ja mõtteid kontrollida ning nende kaudu juhtida seda, mis juhtuma hakkab.

Siin on 4 tõsiasja, mille mõistmine on paremaks ajaplaneerimiseks hädavajalik.

Tõsiasi number 1 - enamik segajaid asub sinu peas.

Kui oled ühte asja tegemas, murrab alateadvus sisse meeldetuletusega, et näiteks kuu lõpuks on vaja aruanne valmis saada või kellegi e-mail ootab vastust. Kõik sellised iseeneslikud sekkumised võivad panna sind tundma end kohustustest üle uputatuna ja hajali olevana.

Tõsiasi number 2 - enamus asju ei pea täna tehtud saama.

Erista need ülesanded, mida pead tegema kindlal päeval, nendest, mida pead tegema mingiks saabuvaks tähtajaks. Kui iga kuu kolmandal tööpäeval on vaja osaleda osakonna koosolekul, siis pane see kalendrisse kirja. Kui aga aruande esitamiseni on kaks nädalat aega, siis sea endale meeldetuletus näiteks 10 päeva enne tähtaega (kas alustasid) ja veelkord 5 päeva enne tähtaega (kaugel oled).

Vaata, et sinu planeerimise süsteemis oleks koht ootel olevate asjade jaoks, mis annaks sulle õigeaegselt märku mingi tähtaja lähenemisest. Kui sa tead näiteks, et kolleeg peaks sulle 10-ndaks kuupäevaks oma osa koondaruandest saatma, siis pane see endale kirja. See annab sulle võimaluse asjadesse kiirelt sekkuda, kui keegi kogemata peaks midagi tegemata jätma.

Et saaksid keskenduda käsilolevatele asjadele, pane ja kategoriseeri tuleviku tegevused nimekirja „kõiki asju ei pea täna tegema“. Sa näed, kuna tegu on ju üsna pika nimekirjaga, et paljud asjad peavad ja saavad oodata nädalaid või kuid, võib-olla isegi aastaid. Kuid kas see tähendab, et peaksid nad unustama?

Mida teha, kui oled kaotanud kontrolli oma ajakasutuse üle? Ükski aja planeerimise süsteem ei aita, kui sinu igapäevaelu tegelikkus selle põhja laseb. Kui lood endale efektiivset aja planeerimise süsteemi siis vaata, et see arvestaks reaalsusega. Kui sinu praegune süsteem kõlab hästi teoorias, kuid tegelikult sellega praktikas jänni jääd, siis on aeg midagi muuta. Siin on mõned lihtsamad nipid paremaks ajajuhtimiseks:

• Alustuseks kirjuta päeva või nädala täpsusega üles, millele sinu aeg kulub ja küsi endalt kas on asju, mille võib tegemata jätta või kellelegi delegeerida.

• Sea prioriteete ja tee asju olulisuse järjekorras. Seda aitavad teha näiteks „to do“ nimekirjad ja post-it kleepsud.

• Prioriteetide seadmisel küsi endalt need 2 olulist küsimust: Milliste ülesannete tegemata jätmine põhjustab kaose? Millised tegevused annavad investeeritud ajalt suurimat tulu?

J.Jackson Brown on öelnud: „Ära ütle, et Sul ei ole aega. Sulle on antud täpselt sama palju tunde päevas kui Pasteurile, Michelangelole, Leonardo da Vincile või Albert Einsteinile“.