Üleliigsed liigutused ehk kuhu kaob 20% meie tööajast

Üleliigsete liigutustega kaotame kergesti 20-30% tööajast ehk päeva kuni poolteist iga nädal. Kuidas seda vältida? Toon välja mõned kasulikud nipid ja näited.

Üleliigseid liigutusi võib põhjustada mitmekordne sama asja uuesti alustamine. Näiteks antakse tööülesanne edasi kolleegile, selle asemel, et alustatud töö korraga lõpuni teha. Ühes raamatukogus selgus töö analüüsimisel, et üks inimene võtab uued raamatud vastu, teine klassifitseerib need ja kolmas paigutab riiulitesse. Seega alustati sama tööd kolm korda – iga töötaja tutvus, mis raamatuga on tegu.

Ühes projektimüüki tegevas tootmisettevõttes toimus sama analoog laos ehk üks töötaja võttis kauba vastu, teine paigutas riiulitesse ja kolmas komplekteeris – kui töötajatele anti terviklikumad ülesanded, selgus, et kolme töötaja asemel läks vaja ainult kahte. Teenuste osutamisel tasub analüüsida, mitme inimese kaudu töö kulgeb ehk kui palju on töö üleandmisi ja kas neid saaks näiteks töötajaid koolitades vähendada. Mõnikord võib uuesti alustamist põhjustada olukord, kus peale töö tegemist tuleb eraldi etapina teha tööga seonduv aruandlus – tuleks leida tarkvaralisi ja töökorralduslikke lahendusi, et töö tegemise käigus tekiks ka sellega seonduv dokumentatsioon ja vajalik aruandlus.

Uuesti alustamist põhjustab ka pidev segamine ehk olukorrad, kus küsitakse midagi, e-mail vilksatab ekraanil, telefon heliseb jne. Tööpsühholoogid on uurinud, et keskendumist nõudvale tööle vahele segamine põhjustab igakord poole tunnise kao, see on keskmine aeg, mis inimesel kulub selleks, et saavutada sama keskendumise tase, mis oli enne segamist. Tasub jälgida, mida küsitakse ning teha võimalusel küsijale edaspidi info kättesaadavaks. Suuremat keskendumist nõudvates kollektiivides on tehtud ka kokkuleppeid kolleegide poole pöördumiseks. Näiteks võib ühes ettevõttes projekteerijaid ja programmeerijaid segada vaid 15 minutit enne igat täistundi, selline lähenemine on lisanud kollektiivi märkimisväärselt tootlikkust.

Tööriistade puudulik kasutusoskus põhjustab mittevajalikke liigutusi. Näiteks Exceli kasutamine tundub alguses piisavalt lihtne, mistõttu ei peeta vajalikuks töötajat sellel teemal koolitada. Exceli koolituse läbinud töötajad kinnitavad, et hoiavad märkimisväärselt aega kokku, õppides tarkvara funktsionaalsust kasutama. Tasuks üle vaadata oma töötajaskonna kasutuses olevad erinevad tööriistad ning teha kindlaks koolitusvajadused.

Andmete mitmekordne sisestamine on tüütu ja lisab vigade tekkimise ohtu. Kui infosüsteemid ja inimesed ei suhtle omavahel, võib juhtuda, et töödeldakse samu andmeid mitmekordselt. Ühes kiirabi piirkonnas analüüsiti patsiendi EMO-sse üleandmise protsessi ja selgus, et patsiendi käest küsiti samu andmeid kuni 5 korda. Sellises olukorras võib ka patsient hakata oma mälus kahtlema:  „Kas ma nagu just ei seletanud neid asju juba kellelegi.“ Ühes pangas soovis klient vahetada kliendihaldurit ning tal paluti täita ankeet, kus esimesena küsiti kliendinumbrit ning seejärel nime, aadressi, kontonumbreid ja kasutatavaid kaarte. Kliendinumbrit pidi klient küsima telleri käest… Ehk klient pandi tegema suurel määral täiesti mittevajalikku tööd, kuna kliendinumbriga on pangal võimalik kõik küsitud andmed ise üles leida.

Otsimine on kõige levinum mittevajalike liigutuste põhjustaja. Otsime dokumente, jooniseid, lepinguid, tööriistu, materjale, kolleege jne. LEAN juhtimine ütleb, et normaalaeg otsimiseks on üks minut. Kas oled võimeline leidma oma kolleegi süsteemist vajaliku tööalase info ühe minutiga? Kui mitte, on otsimise vähendamises arengupotentsiaali. Vajalikku informatsiooni võiks riputada seintele, kasutada teadetetahvleid ning võtta kasutusele tarkvaralahendusi, mis aitavad hallata informatsiooni loogilise tervikuna. Sellised tarkvaralahendused on näiteks Yammer ja Slack, kuid neid on palju teisigi.

Ühe nipina üleliigsete liigutuste vähendamiseks võib proovida aegluubis töötamist ja teha oma tööd mingil hetkel aeglaselt ja hästi rahulikult ning jälgida tähelepanelikult, millistes töölõikudes võiks liikumist vähendada.

„Ärgem jookskem kiiremini, vaid jalutagem lühemaid vahemaid.“