8 klassikalist raiskamist

Esmapilgul võib see tunduda võimatu, et kuskilt saaks vaba aega juurde näpistada. Lean-juhtimine on juhtimisfilosoofia, mis käsitleb 8 klassikalist raiskamist, millest väidetavalt vähemalt pooled esinevad igas töökeskkonnas. Kui suudate need raiskamised tuvastada, siis näete, kui lihtsate tegevustega on tegelikult võimalik aega kokku hoida. Vaatame, kui palju järgmistest raiskamistest teile tuttavad ette tulevad.

Esimene ja tõenäoliselt üks levinumaid raiskamisi on ootamine. Enamik ajast ootavad tegevused, et keegi nendega midagi teeks. Väga sageli oodatakse otsust, et saaks midagi edasi teha, või vastust oma küsimusele, mis sai kolleegile juba kaks päeva tagasi e-mailile saadetud. Me ootame, et keegi meile mingi faili saadaks või meile mingit infot annaks. Mõelge, mille järgi teie parasjagu ootate?

Teine raiskamine seisneb üleliigsetes liigutustes. Teeme väga palju üleliigseid liigutusi, kui ei oska kasutada oma arvutit piisavalt hästi. Üks levinumaid probleeme on Excel - sageli tehakse tundide kaupa tööd, mille teeks õige valem või funktsioon ära vaid mõne minutiga. Info sisestamine mitmesse erinevasse süsteemi võtab samuti omajagu aega. Mõelge kui mitmes erinevas tabelis ettevõttes infot hoitakse ja mitmes kohas on vaja teha muudatusi, kui andmed muutuvad. 20-30% oma ajast me otsime midagi - otsime dokumente, vanu artikleid, mingeid faile või tabeleid. Tegelikult peaksite olema suuteline leidma ka oma kolleegi süsteemist minutiga üles vajaliku dokumendi. See peaks olema lausa rusikareegel – info peab olema leitav mõne minutiga. Kõige suurem ajakadu otsimisel on tekib olukorras, kus minnakse kolleegilt mingi asja kohta küsima, kuid tema asjade asukohta ei tea. Nii jäädakse jutustama ja 20 sekundist saab ootamatult 20 minutit.

Kolmas on intellekti, loovuse ja oskuste raiskamine. Jari Kukkonen ütleb, et see tähendab seda, et Batman teeb Robini tööd. See on üldine tööjaotuse ja vastutuse küsimus. Mõelge, kas teil on tööl asju, mida juht ei peakski tegelikult otsustama, vaid töötaja võiks ise selle vastutuse võtta. Sageli delegeeritakse vastutust üles, sest mõni töötaja ei julge vastutada ja koormab pigem juhti, et olla kindel. Nii juhtubki, et ülemus on kaasatud otsusesse, millist toonerit printerisse tellida ja tema enda ülesanded jäävad ootele.

Neljandaks raiskajaks on vead. Märkimisväärne osa meie ajast kulub vigadele ja nende kontrollimisele, esikohal on valede pakkumiste koostamine ja negatiivsete otsuste tegemine. Negatiivse otsuse puhul on tehtud suur eeltöö, kogutud materjale, vahetatud infot ja investeeritud palju aega. Tegelikult tuleks teha mingisugune eelotsus, kas minna selle tegevusega süvitsi edasi - seda enne, kui investeerida sinna hulgaliselt aega.

Viiendat võiks nimetada liigseks töötlemiseks. Töö tegemiseks kulub meil selleks eraldatud aeg, mis tähendab, et kui me broneerisime koosoleku jaoks tunni, siis me ka räägime selle aja täis. Äkki saaks selle sama koosoleku teha 30-45 minutiga? Staatilised koosolekud nagu igaesmaspäevane müügikoosolek raiskavad sageli aega. Seal on alati kohal samad inimesed, kuigi igakord ei arutata kõiki puudutavaid teemasid. Kui koosolekul on 8 inimest ja see kestab ühe tunni, siis on kasutusel 8 tundi väärtuslikku tööaega. Võib-olla peaks selle päeva teema olema ette teada, et need, keda see ei puuduta, saaksid jätta selle päeva vahele ja kasutada seda tundi mõne olulisema ülesande jaoks.

Kuues raiskamine on ületootmine. Jah, ka kontoris on võimalik üle toota. Mõelge läbi, kas kõik tehtavad aruanded on vajalikud või on mõni, mida tegelikult ei olekski vaja. Kas kõik e-maili saajad ikka puutuvad asjasse või saadetakse vahel koopia kolleegile, kes tegelikult selle infoga midagi teha ei saa ja e-mail lihtsalt koormab teda? Olulisel kohal on tööülesannete jaotus. Sageli tehakse kiiremini ära meeldivad asjad ja keerukamaid ülesandeid lükatakse edasi kuni tekib pudelikael. Kas tegite täna midagi sellist, milleks tegelikult veel vajadust ei olnud ja lükkasite raskema ülesande jälle tähtajale lähemale?

Seitsmes raiskamine on liigne transport. Mõelge kui kaugel paiknevad asjad kõige aktiivsematest kasutajatest ja kas neid saaks lähemale tuua. Üks levinum probleem on printeri ja koopiamasina asukoht. Inimene, kes neid kõige rohkem kasutab, asub nendest kõige kaugemal ja tal kulub märkimisväärne aeg printeri ja oma laua vahet liikumiseks. Tähelepanu tasuks pöörata ka infosüsteemidele, mis toimivad tihti nagu nad oleksid paberil – teete dokumendi valmis, saadate edasi, ootate vastust, teete omad parandused, saadate tagasi ja kõik kordub. Palju efektiivsem oleks toimetada ülesande kallal üheaegselt. Selle jaoks võib kasutada süsteeme nagu Kanban ja Trello, mis aitavad vältida dokumentide edasi-tagasi saatmist ja võimaldavad ülesandega samaaegselt tegutseda.

Kaheksas raiskamine on varud. Kujutage ette olukorda, kus keegi kogunud enda kätte hunniku arveid, et nendega mingil sobival ajal tegelda. Ühel hetkel on need kõik korraga raamatupidaja käes, kelle töömaht järsult suureneb ja teised kolleegid peavad oma küsimustega ootama. Stabiilse töömahu huvides tuleks arveid jooksvalt kinnitada ja raamatupidajale saata. Sama lugu on vastamata kirjade ja päringutega. Kui need jäävad kuskil pidama, tekib ühel hetkel n-ö tulekahju ja nende kõikidega on vaja hakata kiiresti tegutsema. Koormus ei peaks nii suurel määral kõikuma ja selliseid varusid ei tohiks tekkida.

Meil ei olegi midagi muud kui aeg - küsimus on selles, kui mõistlikult me seda kasutame. Tõsiasi on see, et oleme enamjaolt rakkes põhitööga ja leida hetk oma töö arendamiseks tundub raske, et mitte öelda võimatu. Järgnevatel nädalatel räägib Jari Kukkonen 8 raiskamisest lähemalt - kuidas neid tuvastada ja tööprotsessidest eemaldada.

Autor: Keit Ausner, Äripäev