Kuidas valida ERP-tarkvara partnerit?

Turul on väga palju erinevat tarkvara ja veelgi rohkem ettevõtteid, kes lubavad ettevõtjatele rikkuse majja ning õnne õuele tuua.

Selge arusaam kasust

Esmalt tuleks ettevõttel kindlasti selgeks mõelda, miks uut tarkvara vajatakse. Liiga sageli on põhjenduseks seni kasutusel oleva tarkvara vanus, aeglus või funktsionaalne mahajäämus ning seda ilma analüüsita, kas ja kuidas üks või teine ettevõtte tulemust ikkagi mõjutab. Hinnangutele tuleb leida juurde argumendid, mis tarkvara vahetusega ettevõtte töös  paremaks muutub ja mille arvelt uue tarkvara juurutus finantseeritaks. Tõenäoliselt ei saa heakskiitu ERP projekti põhjendus, mis lähtub vaid uue tarkvara paremast väljanägemisest või mõne marginaalse funktsiooni lisandumisest. Samas ei saa aga ka päris kõrvale jätta argumentatsiooni, et kaasaegne ettevõte peab pakkuma kaasaegseid töövahendeid ja suhtluskanaleid, et olla atraktiivne nii oma klientidele kui tööjõuturul.

Täpne fookus säästab aega ja raha

Tihti võetakse planeerimisfaasis ette terve ettevõtte tegevuse ulatus kogu oma detailses sügavuses põhiprotsessidest viimse tugifunktsioonini ning asutakse põlevail silmil kõiki oma soove kirja panema, ent kui saabub pakkumine tarnijalt, on üllatus suur – hind on plaanitust oluliselt kõrgem.  Siinkohal peab tarkvara juurutuspartner oma kogemustele tuginedes andma soovituse panna teatud nõuded ootele realiseerimises alles siis, kuni ollakse harjunud uue tarkvaraga töötama. Kui seejärel nõudeid uue pilguga vaadatakse, jäetakse vähemalt pooled neist ootele pandud nõuetest hiljem tellimusest välja. 

See tuleneb lihtsast asjaolust – oma tööd ollakse harjunud tegema teatud viisil ning soovitakse harjumused ka uude süsteemi üle tuua.  Siinkohal ongi tarkvarapartneri ülesanne välja sõeluda need funktsionaalsused, mis on ärikriitilised ja kindlasti vajalikud töö alustamiseks. Selline lähenemine aitab tarkvara kiiremini kasutusele võtta ja vähendab oluliselt ka investeeringu mahtu.

Kaardista vajadused võimalikult täpselt

Kui need punktid on läbi mõeldud, siis ollakse juba väga heas seisus, et jätkata ERP tarkvara otsinguid. Tavaliselt soovitakse võtta erinevaid võrdlevaid pakkumisi tarkvara juurutamiseks. Eesmärk on hea, kuid hanke käigus tekib küsimus:  mille alusel saabuvaid pakkumisi hinnata? Sageli korraldatakse pakkujatega lühikesed kohtumised ning selle põhjal saadab iga pakkuja oma nägemuse projektist ja hinnast. Kuidas neid aga võrreldavaks teha? Seepärast soovitame kaaluda ettevõtte ärinõuete koondamist ühtseks detailseks nimekirjaks, mis annab pakkujatele võimaluse hinnata iga nõude realiseerimise keerukust ja mahtu eraldi. Kui otsitakse ERP-tarkvara valmisplatvormide hulgast, siis on tihti oluliseks faktoriks, kui paljusid nõudeid katab valitud platvorm oma standardfunktsionaalsuses ja kui palju on vaja juurde programmeerida.  Lisaks saab antud nimekirja kasutada tööde prioritiseerimiseks ja etappideks jaotamiseks.

Sellise nõuete nimekirja alusel on võimalik erinevaid pakkumisi oluliselt täpsemalt hinnata. Antud nõuete nimekirja koostamine on  mahukas töö ning selle võiks tellida kas mõnelt ärikonsultatsiooni teenuseid pakkuvalt ettevõttelt või ERP-tarkvara juurutuse ettevõttelt. Enne soovitame ettevõtetelt küsida mõned referentsid samasisulise töö kohta ja muuhulgas uurida, kas eelmised kliendid jäid tööga rahule.

Kuula ära kõik pakkujad

Kui pakkumised on käes, siis tuleks kindlasti kohtuda kõigi või valitud arvu pakkujatega. Mõistlik on paluda tarkvarapakkuja poolt kohtumise juurde lisaks müügiinimestele ka spetsialistid, kes tarkvara juurutamisega ise tegelevad, ja küsida võimalikult palju  detailseid küsimusi. See annab väga hea pildi tarkvarapakkuja taustast, oskustest ja suhtlusviisist. Need on ühed olulisemad omadused tarkavara spetsialisti jaoks, kes hakkab ettevõttes tarkvara juurutama. Kuna juurutusprotsess kestab kuid, on äärmiselt oluline, et teisel pool lauda istuks inimene, keda usaldatakse tänu tema kogemustele ja kellega on ka meeldiv koostööd teha. Kui inimesed omavahel algusest peale ei sobi, siis läheb ka juurutusprojekt üle kivide-kändude.

Ettevõtte digitaalne areng kui kestev süstemaatiline tegevus

Lõpetuseks jõuame tänasel päeval aga kõige olulisemani – kas ettevõttel on oma digitaalse arengu visioon ja kava? Kas te teate, millises järjekorras ja mida peate tegema, et digitaliseerida oma ettevõtte protsesse ja seeläbi kindlustada oma ettevõtte kestev edukas toimimine muutuvas keskkonnas? 

On tõenäoline, et enne ERP-tarkvara vahetusega alustamist tuleb üle vaadata ettevõtte protsessid, murekohad, andmete liikumise viisid jms. Selle töö tulemusena selgub, et ehk tuleks esmalt läbi viia näiteks LEAN koolitus koos töökorralduse muutmisega või alustada hoopis sellest, et leida korralik müügitarkvara ja alles seejärel hakata mõtlema EPR peale. Teisisõnu - enne ERP projektiga alustamist soovitame esmalt vaadata ringi ärikonsultantide hulgas ja leida partner, kellega koos alustada ettevõtte tervikliku digitaliseerimise visiooni läbimõtlemist ja loomist.

Head digivisiooni!