10 põhjust, miks Excel ei ole enam hea tööriist andmete talletamiseks

Toome välja kümme põhjust, miks oleks aeg edasi liikuda ja kasutada sõltumata tegevusvaldkonnast andmete talletamisel ja töötlemisel mõnda muud kaasaegset tarkvaralahendust ning Excel’iga seotud riske hajutada.

1. Liiga palju sisestusvigu

Excel on teinud väga lihtsaks eksimuste sisestamise ja meie kasutame seda võimalust usinalt. Eksimist ühe väikese komakohaga on raske märgata ning see võib anda tervele andmestikule hoopis teise tähenduse.

2. Liiga pealiskaudsed analüüsitulemused juhtimisotsuste tegemiseks

Andmete analüüs Excel’is on pinnapealne ja liigagi ajamahukas — puudub struktuur, ülevaade seostest ning prioriteetidest, sest kõik andmed on kohe korraga näha. Samas, analüüsimiseks ja ülevaate saamiseks olulised numbrid jäävad selles andmete virrvarris märkamata.

Algfaili loojale võib visualiseerimine näiteks erinevate värvide abil loogiline tunduda, kuid presenteerimisel peab süsteemi alati kõigile selgitama. Võrreldes tänapäevaste BI (Business Intelligece) lahendustega on Excel selgelt aegunud.

3. Ei sobi meeskonnatöö jaoks

Excel’it haldab tavaliselt üks inimene. See seab efektiivsuspiirangud üle terve meeskonna andmete kogumisel ja jagamisel. Kuna kõik kolleegid ei ole Excelis samaväärselt vilunud, siis on lihtsam andmetele ligipääsu mitte jagada ja riskida andmete rikkumisega. Klassikalise näitena ei soovi juhtkond ettevõtte töötajatega andmeid jagada, kuna see tekitab liigselt riske, lisatööd ja komplikatsioone.

4. Andmete jagamine on keeruline

Tihti on andmete jagamine meeskonna või töökaaslaste vahel väga oluline. Kõige lihtsam ja populaarsem viis seda teha on e-maili teel. Mis saab aga siis, kui faili maht ületab meilimanuse limiidi? Kas on mõistlik põrgatada meilitsi nii suuri faile? Kaasaegsemad kasutajad laeksid failid mõnda pilveteenusesse, kuid ka see ei takista failide eri versioonide tekkimist. Üleüldiselt puudub faili haldajal kontroll, kas keegi on kusagil mingi valemi ära rikkunud või ebakorrektselt andmeid sisestanud.

5. Haldamise ajakulu on suur

Andmete talletamise ettevalmistus võtab väga palju aega. Enamuse ajast kulutamegi tegelikult tabelite ettevalmistamisele, kujundamisele ja valemite loomisele, selle aja võiks kulutada andmete analüüsile. Lisaks puuduvad tööriistadena tänapäevased automatiseerimise vahendid. Kunagi tõi Excel meid edukalt välja paberimajandusest, kuid tänaseks on kujunenud välja juba uued normid.

6. Ebaturvaline andmebaas

Isegi, kui failid on varundatud pilve ja kasutaja enda arvuti kõvaketta rike andmeid ei kahjusta, on failidega seotud turvarisk ikkagi väga kõrge. Viiruste ja lunavaratarkvara jaoks on need ikkagi kordades lihtsamini ligipääsetavad võrreldes äritarkvaraga. Kerge ligipääsetavuse tõttu on failid lihtsasti kopeeritavad ning manipuleeritavad pahatahtliku töötaja poolt, kusjuures andmete muutmise ja muudatuste tegijate kohta ajalugu ei talletu. Lisaks on failile pandud parooli palju lihtsam lahti murda, kui mõne äritarkvara oma.

7. Andmekao risk

Erinevate Excel’i versioonide kasutamisel ja failide omavahelisel ühendamisel võivad tekkida andmete ja valemite kaod. Näiteks siis, kui andmete asukohti muudetakse või faile jagatakse.

8. Ajalugu puudub

Excel ei ole mõeldud andmete ajaloo talletamiseks ning kõik andmed, mida muudetakse, kirjutatakse uute andmetega üle. Sellega hoitakse kokku andmete mahtu ja vähendatakse faili suurust. Nii pole võimalik ka andmeid tagasiulatuvalt võrrelda ning trende jälgida.

9. Mahukad Exceli failid jäävad andmetöötlusel aeglaseks

Isegi, kui andmed ei sisalda ajalugu on võimalik nende maht kasvatada väga suureks, kuid Excel pole mõeldud väga suurte andmemahtude töötlemiseks. Paremal juhul võib tarkvara andmete töötlemisel lihtsalt kokku joosta ning jätta viimased uuendused salvestamata, halvemal juhul võib andmekadu suuremgi olla.

10. Liidestamise võimalused puuduvad

Hetkel oleme olukorras, kus erinevaid tõhusaid tarkvarasid on rohkem, kui suudame kasutusele võtta. Nende omavaheline liidestamine on võtmekohaks, kui soovitakse protsesse lihtsustada ja näha suurt pilti. Excel’i puhul liidestamise võimalusi sisuliselt pole.

Autor: Toomas Riismaa, Columbus Eesti palga- ja personalivaldkonna ärijuht